Vanhemman projektipäällikön tunnustuksia

Kun aloitin valmistumisen jälkeen oikeat alan työt IT-projektipäällikkönä, olin nuori ja täynnä ihailtavaa tekemisen energiaa. Energia ei ole vuosien varrella kadonnut, mutta kommentti olkoon hatunnosto kaikille nuoremmille ammatinharjoittajille, joilla huomaan olevan ihailtava kiima työntekoon ja maailman parantamiseen. Muistan Kadettikoulusta vertauksen ”innon menemisestä älyn edelle”. Niin käy helposti, varsinkin nuorelle projektipäällikölle.

Urani alkuvaiheessa projektisuunnitelma oli dokumentti, joka piti täyttää, jotta päästiin itse töiden tekemiseen. Ensimmäiset pari taisivat mennä kuin lukion äidinkielen esseissä eli viivoittimella mitaten. Parin projektin ja suunnitelman jälkeen alkoi hahmottua, että projektisuunnitelma summaa tekemisen ajatuksia kaikille ihan kelvosti. Vielä tuossa vaiheessa sidosryhmien ja riskien hallinta olivat vähemmän tärkeitä. Innokkaalle projektipäällikölle ne kun eivät olleet itse projektissa rakennettavan ratkaisun tekemistä. Joskus on tainnut joku kollegakin ravistella noihin kohtiin sisältöä vain jotta päästiin niiden täyttämisen velvoitteesta.

Olen muuttunut mies – ainakin noissa edellämainitsemissani asioissa. Kun nykyään teen projektisuunnitelmaa, keskityn ennen kaikkea noihin kahteen kohtaan: sidosryhmiin ja riskeihin. Jos vaatimukset ovat realistisina ja määriteltyinä olemassa niin aina löytyy tekijät ja tekeminen tuotoksen rakentamiseen. Sidosryhmät ja riskit ovat ainoat, jotka voivat estää tuon tekemisen ja sen lopputuloksen saavuttamisen. Siksi juuri ne ovat ne asiat, joita projektinhallinta on.

Sidosryhmät ovat tahoja, joihin projektin lopputulos vaikuttaa tai joilla on intressi projektin lopputulokseen. On tärkeää tietää, keillä tuollainen intressi on ja minkälainen se on. Jos jokainen sidosryhmä saa projektilta sen, minkä haluavat tai eivät ainakaan menetä mitään projektin yhteydessä, he eivät asetu estämään projektin toteutumista. Sen takia projektipäällikön omissa intresseissä on tunnistaa nuo tahot ja heidän tarpeensa ja muun muassa viestinnän keinoin hallita heidän mielikuvaansa ja mielialaansa, jotta projektin varsinainen tekeminen ei häiriinny tai esty.

Riski ovat epävarmuutta saavuttaa haluttu tavoite. On hyvin käytettyä aikaa miettiä, minkälaiset asiat voivat nousta suunnitelman mukaisen tekemisen esteeksi ja päättää toimenpiteistä niiden suhteen. Osa voidaan poistaa ottamalla ne huomioon osana tekemistä. Asiat, joiden menettämiseen ei ole varaa, voi vakuuttaa ja loput voi ottaa seurantaan. Tärkeimmille voi laatia toimintasuunnitelmat niiden realisoitumista varten. Riskienhallinnan avulla tehdään se mikä tehtävissä on, jotta projektin lopputuloksen tiellä seisovat esteet tai uhat saadaan poistettua tai ainakin minimoitua. Äärimmäisen hyvin käytettyä energiaa lopputuloksen saavuttamisen kannalta.

Suurin osa projekteistani ovat olleet onnistuneita. Substanssiosaaminen on ollut tärkeässä roolissa, mutta projektinhallintametodologia on korostunut etenkin projekteissa, joissa asiantuntijuus on ollut projektin muilla jäsenillä. Sidosryhmien hallinta ja riskienhallinta ovat tärkeitä kaikissa projekteissa huolimatta oman asiantuntijuuden määrästä. Projektien onnistumisen kannalta toivon, että niihin liittyvä työ tehdään kunnolla.

Projekteista voit oppia lisää Wakarun PRINCE2 Foundation ja PRINCE2 Practitioner -kursseilla. Sidosryhmien hallinta ja riskienhallinta ovat suuressa roolissa ITIL Practitioner –kurssilla, jossa opin aiheena on työkalut ja vinkit palvelunhallinnan kehittymisen aikaansaamiseen organisaatioissa. Ottakaa vinkistä vaarin ja jos tarvetta ja halua on opiskella aiheista lisää niin tervetuloa kursseille! 

Lari Peltoniemi

Kirjoittaja on Suomen ensimmäinen sertifioitu ITIL Practitioner -kouluttaja. Hän on työskennellyt prosessien ja toiminnan kehittämisen ja arvioinnin alueella yli 10 vuotta. Päätoimisesti IT-palveluiden prosessien määrittelyn, kehittämisen ja johtamisen alueella hän on toiminut vuodesta 2005. Hän on konsultoinut ja valmentanut useita suomalaisia ja kansainvälisiä yrityksiä ja organisaatioita ITIL/ITSM prosessien määrittelyihin, käyttöönottoon ja kehittämiseen liittyen.