Planning work

FiSMA (Finnish Software Measurement Association) on tehnyt ICT-hankkeiden ja -projektien toteutukseen northernSCOPE -nimeä kantavan ohjausmallin. Siinä yhdistyy monia kehittämisprojektien onnistumisen elementtejä. Yksi mallin keskeisin teema on Scope Managerin käyttäminen hankkeen tai projektin läpiviennin tukena.

Scope Manager toimii puolueettomana asiantuntijana tilaajan ja usein toimittajankin tukena. Toimeksiantaja on tyypillisesti tilaaja, sillä Scope Manager kytkeytyy hankkeeseen jo investoinnin käynnistamisestä päätettäessä. Tällöin toimittaja ei vielä ole yleensä tiedossa. Scope Managerin tavoite on auttaa onnistumisessa etukäteen. Hänen toimintansa kautta mahdolliset toimituksen sisältöön tai toimitukseen liittyvät ongelmat havaitaan jo siinä vaiheessa kun ne voidaan vielä yhteisymmärryksessä ratkaista.

Parhaimmillaan Scope Manager osallistuu prosessiin jo silloin kun hanke palastellaan käsiteltäviin ja loogisiin projektikokonaisuuksiin, joilla on mahdollisimman hyvä onnistumistodennäköisyys. Hän käy tarjouspyynnön pohjalle tehdyt kuvaukset läpi, arvioi ja antaa lausunnon onko toimittajalla riittävät edellytykset antaa realistinen tarjous. Scope Manager voi myös auttaa tilaajaa tarjousprosessin aikana ja saapuneiden tarjousten vertaamisessa. Projektien aikana hän voi arvioida muutospyyntöjen täsmällisyyden sekä etenkin muutosten vaikutuksen projektin kustannuksiin ja aikatauluun. Kaikki nämä asiat ovat yhtälailla tilaajan kuin toimittajankin edun mukaisia. Lisäksi Scope Manager pystyy tekemään analyysin loppuun viedyn projektin toimitustehokkuudesta ja vertaamaan sitä vastaavissa ympäristöissä, samalla toimialalla toteutettujen projektien tehokkuuteen. Ja mikä parasta, hän voi puolueettomiin mittauksiin ja lahjomattomaan vertailudataan nojautuen tukea keskustelua miten toimia tuloksellisemmin seuraavien projektien kanssa.

Missä pihvi?

Jo aivan hankkeen alkumetreiltä Scope Manager arvioi toimitettavan tietojärjestelmän laajuuden standardoidulla menettelyllä. Toiminnallinen laajuus puolestaan toimii perustana kustannuksen ja keston arvioinnille. Arviontiprosessi on hyödyllinen myös toiseen suuntaan. Jos Scope Manager ei pysty antamaan arviota projektista tai sen osasta, kertoo se että tilaajan antama kuvaus toiminnallisuudesta on puutteellinen. Puutteellisuus johtaisi hankaluuksiin tarjouksia pyydettäessä ja vertailtaessa – ja etenkin järjestelmää toimitettaessa.

Koska Scope Managerin tuottama arvio perustuu standardoituun menetelmään, on toiminnallisen laajuuden mittaaminen varsin mustavalkoista, positiivisessa mielessä. Jokin toiminnallisuus joko sisältyy toimitukseen tai se ei sisälly. Aivan kuten talon rakennuksessa – onko taloon suunniteltu kodinhoitohuone vai ei. Ja jos on, niin millaisella varustelutasolla se toimitetaan? Kun toimitettava järjestelmä on arvioitu parhaita menetelmiä käyttäen, sekä tilaajan määritysten että toimittajan tarjouksen kautta, pitäisi molemmille olla selvää, mikä toiminnallisuus toimitukseen sisältyy. Jos käynnistysvaiheen kuvauksissa ei ole jotain toivottavaa toiminnallisuutta, niin molemmat osapuolet ovat tietoisia asiasta ja puute voidaan hoitaa muutospyynnön kautta toteutusprojektin suunnitelmaan sovittaen.

Kuten edellä jo mainittiin, Scope Manager on mukana myös merkittävien toimitukseen kohdistuvien muutospyyntöjen arvioinnissa. Tässäkin vaiheessa standardoidun menetelmän käyttö säästää spekulaatioilta ja helpottaa muutoksen hintaan liittyvää sopimista. Käytäntö on myös osoittanut, että muutospyyntöön liittyvä määrittely- ja dokumentointivaade nostaa kynnystä muutostoiveiden tekemiselle. Jos haluttua muutosta ei ole kuvattu, ei sen vaikutusta aikatauluun tai hintaan voi arvioidakaan. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen muutostarve harkitaan ja priorisoidaan entistä perusteellisemmin ennen määrityksiin ryhtymistä.

Yllä keskityttiin järjestelmän toiminnallisen laajuuden mittaamiseen ja sen myötä työmäärän, keston ja kustannuksen arviointiin. Laajuuden mittaamisen lisäksi Scope Managerin työkalupakissa on merkittävänä tekijänä projektikohtaisten olosuhteiden, ns. tuottavuustekijöiden arviointi Tilanneanalyysi-menetelmällä. Tuottavuustekijöillä tarkoitetaan lopputuotteen laadullisiin vaatimuksiin, toimitusprosessiin, henkilöstöön ja projektin organisointiin liittyviä tekijöitä. Niiden vaikutus työmäärään ja sitä kautta kustannuksiin ja aikatauluun on sekä parhaimmillaan että pahimmillaan hyvinkin merkittävä. Scope Manager on henkilö, joka voi käydä kiihkottomasti arviointiprosessin ja sen tulokset läpi eri osapuolien kanssa ja osoittaa heille erityistä huomiota vaativat kohteet. Tilanneanalyysissa on siis kyse eräänlaisesta peiliin katsomisesta, joka on joskus vaikeaa ilman ulkopuolisen johdatusta. Tarkemmin voi Tilanneanalyysiin tutustua FiSMAn sivuilla http://www.fisma.fi/toiminta/menetelmat/.

Mistä Scope Manager siis palkkansa ansaitsee?

Scope Manager on tilaajasta ja toimittajasta riippumaton konsultti, joka tekee yksittäisiä päiviä työtä hankkeen ja projektien eri vaiheissa, usein vain pari kolme päivää kuukaudessa. Silti Scope Managerin apua käyttävä ja siihen uskova tilaaja saa vertailukelpoisia, aiempaa järkevämpiä tarjouksia perustuen riittävät ja katselmoidut määritykset sisältävään tarjouspyyntöön. Scope Managerin avulla hanke jakautuu osaprojekteihin, jotka ovat hallittavissa ja mitattavissa. Tarjousten ja tarjouspyynnön samansisältöisyys voidaan varmistaa ja välttyä kustannusyllätyksiltä ja voimavaroja kuluttavilta sopimuserimielisyyksiltä. Muutospyyntöjen vaikutus arvioidaan ja näin voidaan varautua kustannus- sekä aikatauluvaikutuksiin. Eri tarjoajien toimitustehokkuus voidaan arvioida aikaisessa vaiheessa. Projektien myötä tallentuu statistiikkaa jota voidaan käyttää toimitustehokkuuden kehittämiseksi.

Toimittajan kannalta merkittävä etu on että tarjouspyynnön sisältö on riittävän kattava hyvän tarjouksen tekemiseksi. Sama koskee muutospyyntöjä. Sen lisäksi että erilaiset sopimusväännöt projektin aikana kuluttavat voimavaroja, ne voivat myös johtaa taloudellisesti epämiellyttäviin kompromisseihin. Tilaajan ja toimittajan välinen luottamus kasvaa, koska toimitussisältöä kasitellään molemmille osapuolille läpinäkyvien faktojen kautta.

Scope Managerin rooli vaatii korkeaa etiikkaa. Kaikissa tilanteissa arvioiden täytyy olla faktaperusteisia ja tasapuolisesti arvioituja. Vaikka kokemusten mukaan varsinaisen Scope Managerin kannattaa olla sekä tilaajan että toimittajan organisaatioista ulkopuolinen, on erittäin hyödyllistä että myös niissä on syvällinen osaaminen ja ymmärrys Scope Managerin työn sisällöstä ja menetelmistä. Tutustu Scope Manager koulutukseen, joka järjestetään 1.2.2017 Espoossa!

 

seppo_oksa
Seppo Oksa

Kirjoittaja on työskennellyt pitkään ICT-alalla esimiestehtävissä. Viimeiset puolitoista vuosikymmentä ison amerikkalaisen ICT-jätin suomen konsultointiliiketoiminnan johtajana kesään 2016 saakka. Hän on toiminut sekä asiakkaan että toimittajan roolissa eri kokoisten hankkeiden ja projektien johtoryhmissä.

Nyt panostus on suuntautunut ICT-hankkeiden onnistumista tukevan koulutuksen ja konsultoinnin ohella myös muuhun johtamisvalmennukseen, koulutukseen ja mentorointiin.

seppo.oksa@4sumpartners.com

 

4SUM Partners Oy on yksi 50:stä Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan koulutuskumppaneista. Tutustu tapahtumiin, kursseihin, webinaareihin ja digitaaliseen sisältöön www.oppia.fi