Onko projektisuunnitelman laadinta tarpeellista? Vanhaan aikaan suunnitelmat tehtiin tupakkiaskin kanteen ja nykyaikana suunnitelmaa ei enää tarvita, kun toimitaan ketterästi. Kaikki suunnitteluun käytetty aika kun on pois tekemisestä, vai onko?

Totta on, että projektien suunnittelu on muotoutumassa entistä joustavammaksi. Ja hyvä niin. Muuttuvassa maailmassa raskassoutuiset vesiputousmallit harvemmin enää toimivat.

Näkemykseni ja kokemukseni mukaan nykyään on kuitenkin entistä suurempi tarve systemaattiselle ja joustavalle projektien johtamiselle sekä projektien suunnittelulle. Oikein toteutettuna projektisuunnitelma toimii toteutuksen runkona tai ”hubina”. Hyvästä projektisuunnitelmasta kun aina löytyy ainakin seuraavat asiat:

  1. Projektin tavoitteet. Mitä halutaan saada aikaiseksi? Kun tavoite on selkeä kaikille osapuolille, voidaan suunnitella myös tarvittavat toimenpiteet.
  2. Tärkeimmät merkkipaalut. Mitkä tehtävät tai tuotteet/palvelut tarvitaan, jotta projektin tavoitteet saadaan toteutumaan?
  3. Resurssitarpeet. Aika, raha ja työvoimatarpeet löytyvät aina hyvästä projektisuunnitelmasta. Resurssien arvioinnilla varmistetaan tarvittavien resurssien oikea-aikainen saatavuus, oli sitten kyseessä ketterämpi tai vähemmän ketterä projektin ohjausmalli.
  4. Aikataulu. Hyvästä projektisuunnitelmasta löytyy aina aikataulu. Tavoitteet on siis sidottu myös laadun ja kustannusten lisäksi myös aikaan.
  5. Riskit. Projekti tarkoittaa aina muutosta vallitsevaan olotilaan. Muutos taas tarkoittaa aina myös riskiä. Riskit voivat olla positiivisia eli mahdollisuuksia tai negatiivisia eli uhkia. Riskit on siis hyvä tunnistaa ja kirjata. Muista, että riskienhallinta ei ole kertaluonteinen tehtävä vaan koko projektin ajan jatkuvaa arviointia. Myös mahdollisuuksien suhteen.
  6. Johtamismalli. Projektin ohjausmalli on aina hyvä sopia etukäteen. Etukäteen sovitun johtamismallin avulla varmistetaan sujuva päätöksenteko kaikissa olosuhteissa. Myös muuttuneissa olosuhteissa, joista ei ollut välttämättä tietoa, kun projektin aloittamisesta päätettiin.

Tule keskustelemaan lisää projektihallinnan PRINCE2-kursseille. Perustaidot haltuun Foundation kursseille ja jatkotason Practitioner kokeneille. Kurkista myös Jonny Butlerin Axeloksen sivuilla julkaistuun artikkeliin, joka on hyvä kiteytys projektin suunnittelun perusteista.

PRINCE2 Foundation -sertin suorittanut, tartu tilaisuuteen ja osallistu viimeiseen vuoden 2009 -editioniin perustuvaan Practitioner-koulutukseen puoleen hintaan 20.-22.11.2017 Helsingissä! Ilmoittaudu heti mukaan täältä!

 

tarja_isosaari_200x200
Tarja Isosaari

Kirjoittaja toimii Wakaru Oy:n vanhempana konsulttina. Hän on työskennellyt projektijohtamisen parissa yli 25 vuotta ja on yksi harvoista sertifioiduista Suomen PRINCE2 -kouluttajista. 

Lisää tästä ja muista mielenkiintoisista aiheista: oppia.fi / koulutukset / projekti- ja portfoliojohtaminen