Tässä kirjoituksessa on tavoitteena avata ja yksinkertaistaa mitä yrityksen hallintotapa tiedolle ja tukevalle teknologialle tarkoittaa sekä mitä hyötyjä saadaan. Kirjoituksessa tutustut COBIT 2019 -viitekehykseen.
Hallintomallit organisaatioissa on koettu välillä kaukaisiksi ja niiden liittyvyyttä esim. palveluhallintaan ei ole saatu konkreettisiksi. Tämän myötä se on jäänyt myös vain rajatun henkilöstön käsittelyyn ja mietintään. Toisena haasteena on se, että mallit koetaan jopa byrokraattisena ja toimintaa hidastavana. Tämä on nurinkurista kun ensimmäisenä ajatellaan hallintomallin tavoitteita ja lopputuloksia mitä pyritään saavuttamaan.
Ennen lopputuloksien käsittelyä pitää tarkentaa mitä EGIT – Enterprise governance of Information and technology kattaa. Jokaisella organisaatiolla ja yrityksellä on olemassa hallinnointitapa, joka koostuu useista tekijöistä. Esimerkiksi lainsäädäntö, viranomaisohjeet ja käytössä olevat parhaat käytännöt vaikuttavat hallinnointi- ja ohjausjärjestelmään. Hallintomallien puitteissa suomalaiset käytännöt yrityksissä on hyvällä tasolla.
EGIT on yksi osakokonaisuus hallinnointitavasta, painotuksena on tiedon JA tukevan teknologian hallinta. Painotuksena ”ja”, kyse ei ole siis vain tietotekniikan hallintomallista vaan organisaation toimintaa tukevan tiedon hallinnasta ja tottakai nykypäivänä tässä yhteydessä pitää ottaa huomioon myös teknologia. Teknologia ei ole kuitenkaan päämäärää vaan väline tiedon hallintaan.
“Tieto on organisaation polttoainetta”
Jokainen organisaatio tarvitsee tietoa toimiakseen – tieto on organisaation polttoainetta! Tämän hallintaan tarvitaan teknologiaa. Toisena, jokainen organisaatio kehittää kokoajan toimintaansa, jatkuva parantaminen pitää olla rakennettuna osaksi yrityksen kaikkien osien toimintaa. Tärkeitä asioita tämän ymmärtämisen jälkeen on pystyykö yritys ensin määrittämään nykytilan tiedon ja teknologian osalta sekä mitä tulisi kehittää. Kun kehityksen painotukset on oikein määritelty, yrityksen strategia huomioiden, tulee pystyä myös optimoimaan resurssointi ja todentamaan mitä oikeasti on saatu aikaan.
Kehitystoimenpiteiden yhteydessä meidän pitää huomioida mikä on oikeasti kyvykkyys toimia, mitkä säädökset ja vaatimukset vaikuttavat toimintaan ja miten kehittyvää teknologiaa kannattaa hyödyntää. Näiden pohjalta voidaan asettaa hallintomallille muutama perustavoite ja -tehtävä:
- Ohjausryhmät – valvovat prosessien, organisaation rakenteiden ja riippuvuuksien määrittelyä ja käyttöönottoa
- Tavoitteena, että liiketoiminnan ja IT:n henkilöstö toimivat yhteistyössä ja tukevat toisiaan
- Jotta arvon luominen tehdyistä toimenpiteistä toteutuu
Kuulostaa alkuun hyvin selkeältä ja helpolta mutta todellisuudessa on hyvin monimuotoista. COBIT ei määritä, että jokaisen organisaation tulee toimia samalla tavalla tai juuri tietyllä tavalla. Kyseessä on viitekehys, jonka avulla hallinnointimalli organisaatiolle luodaan ja otetaan hallitusti käyttöön, huomioiden ko. yrityksen tarpeet. Selkeyttä ja helppoutta toimintaan suunnittelun ja implementoinnin kautta.
Tavoitetilanne ja tulokset mitä hyvällä hallinointimallilla saadaan voidaan tiivistää kolmeen tekijään:
- Hyödyn toteutuminen: tiedon ja teknologian avulla saatu arvo pitää pystyä todentamaan, on se sitten tehtyjen investointien kautta tai hallitusti ajamalla alas arvoa tuottamattomat palvelut.
- Riskien hallinta ja optimointi: Pitää pystyä säilyttämään arvo tiedon ja tukevan teknologian käytöstä, hallinnasta ja vaikutuksesta. Tähän tarvitaan hyvää riskien optimointia.
- Resurssien optimointi: varmistetaan, että on käytössä resurssointi strategisten suunnitelmien käyttöönotolle. Resurssointi on laaja-alainen käsite pitäen sisällään mm. laitteiston, sovellukset, henkilöstön, raa’an datan sekä tuotetun informaation.
Hyvä hallinnointitapa tiedolle ja teknologialle edesauttaa organisaatioita yhdistämään liiketoiminnan ja IT:n strategiat sekä toimintamallit lähemmäksi toisiaan. Tämän avulla pystytään entistä paremmin hyödyntämään esim. uudistuvaa teknologiaa sekä myös todentamaan mitä oikeasti on saatu aikaan.
Webinaarissa 10.9.2021 avasin enemmän kokonaiskuvaa COBIT 2019:n osalta sekä millä osakokonaisuuksilla mukauttamista sekä käyttöönottoa tuetaan. Samoin myös miten jokainen osallistuja pääsee aloittamaan hieman oman organisaation mallin luomista helpon työkalun avulla. Katso tallenne tästä.
Lue lisää ja katso tulevat kurssitoteutukset täältä. Kaikki valmennukset ovat saatavilla myös etävalmennuksina.
Jani Iivonen
Palvelujohtamisen valmentaja
Wakaru
Kirjoittaja Jani Iivonen toimii Wakarun valmentajana ja häntä valmentamisessa kiehtoo se, että pääsee keskustelemaan ja siten käsittelemään eri näkökantoja käsitteillä olevaan asiaan. Janin mukaan parhaita tilanteita ovat ne, kun havaitsee, että valmennus on tuonut osallistujille uusia ideoita sekä näkemyksiä ja kuulee, että he voivat niitä suoraan hyödyntää omissa työtehtävissään. Tämä ei ole vain osallistujien oppimista valmentajalta vaan kaikilta osallisilta toisilleen, myös valmentaja oppii koko ajan uusia näkemyksiä osallistujilta ja osallistujat toisiltaan eri roolien ja taustojen pohjalta.
Wakaru tarjoaa vuosien kokemuksella parhaita käytäntöjä ja teknologiapalveluita asiakkaidemme liiketoiminnan ja henkilöstön jatkuvan kehittämisen tueksi. Asiakasyrityksemme lukeutuvat Suomen top 100 suurimpiin yrityksiin. Vuosittain valmennamme yli 2500 ammattilaista palvelujohtamisen ja projektijohtamisen edelläkävijöiksi. Olemme sertifioitu ja hyväksytty (ATO) koulutusorganisaatio. Asiakastyytyväisyytemme on korkea – lähes 100 % asiakkaistamme suosittelisi palveluitamme myös kollegalleen.
