Monet organisaatiot pohtivat tälläkin hetkellä yhteisen projektimallin tai projektitoiminnan ohjeen laatimista. Joillakin lähtökohtana on jokin globaali viitekehys kuten PRINCE2 tai IPMA Competence Baseline.
Koulutetut ihmiset kantavat vain tiettyyn pisteeseen, kompetensseja tukemaan tarvitaan prosesseja. Projektimalli viestii organisaation tavoitetilan projektinhallinnan osalta ja luo yhteisen kielen projektitoiminnalle. Juuri tuo yhteinen kieli on erityisen tärkeä. Ainutkertaisina projektit ovat täynnä väärinymmärryksiä ja yhteinen malli vapauttaa projektipäälliköiden ja muiden aivokapasiteettia tärkeiden asioiden miettimiseen.
Tässä blogissa esitän viisi vinkkiä siihen, miten viet projektimallin rakentamisen läpi mallikkaasti ja vältät pahimmat sudenkuopat.
1. Tee kunnon nykytila-analyysi
Erityisesti suurilla organisaatioilla on jo usein olemassa toimivia käytäntöjä. Ne vain ovat levällään eri puolilla ja piiloutuvat muihin prosessikuvauksiin, tietojärjestelmiin ja dokumenttipohjiin. Nämä käytännöt pitää vai kerätä yhteen ja ”virallistaa”.
2. Yksinkertainen on kaunista
Liian usein projektimallin rakentaminen alkaa seuraavasti. Todetaan, että meillä oli erityisen suuri ja haastava projekti, josta ei selvitty kuivin jaloin. Yhteisen mallin luomisessa kysytään: ”mitä meillä olisi pitänyt olla, jotta tuo projekti olisi onnistunut?” Usein tuloksena on todella raskas ohjaus- ja dokumentointimalli, joka ei palvele tarkoitustaan yrityksen ”perusprojekteissa”, pienissä tai keskisuurissa. Projektipäälliköt älähtävät, että nyt heidän päänmenokseen rakennetaan byrokratiabunkkeria ja muutosvastarinta on valmis.
Aloita mieluummin kysymällä mitä, joka ikisessä projektissa pitäisi ottaa huomioon. Näin mallista tulee kevyt ja ketterä. Ehkä alkuun liiankin kevyt, mutta siihen päästään seuraavassa kohdassa.
3. Kehitä usein ja pienin askelin
Parhaat näkemäni mallit on kehitetty pienin askelin, julkaisuina. Versio 1.0 voi olla ”rautalankamalli”, joka sisältää vaikkapa projektivaiheistuksen, roolikuvaukset ja muutaman keskeisimmän dokumentin (tai näkymän projektihallinnan tietojärjestelmässä). Jokainen malli on vain yhtä hyvä kuin käyttäjiltä saatu palaute, joten pyydä sitä aktiivisesti. Se antaa rakennuspuita 1.1 tai 2.0 version rakentamiseen.
Muista, että palautetta pitää myös käsitellä ja karsia pois tai lykätä myöhemmäksi asioita, joiden tarve ei ole päivänselvä. Mieleeni muistuu takavuosilta valtavan organisaation projektimalli, jota kyllä yritettiin kehittää vuorovaikutteisesti. Ongelmaksi muodostui se, että lisäys- ja tarkennuspyyntöjä tuli lyhyellä aikavälillä 120 ja kaikki yritettiin viedä käytäntöön. Ja taas käsissämme oli mammutti.
4. Selkeä omistajuus
Jotta mallin pitkäjänteinen kehittäminen olisi ylipäätään mahdollista, jonkun täytyy omistaa se. Joissakin organisaatioissa se on tietohallinto, joissain liiketoiminnan kehitys, joissain HR. Mallin kehittämisen tueksi voidaan nimetä ohjausryhmä, mutta tarvitaan myös selkeä henkilöstöomistaja.
5. Ole sitkeä
Pahimmillaan mallin toimeenpanossa ajatellaan, että kun se on kerran kommunikoitu, se on myös käytössä. Ei ole. Menneisyyden ja totunnaisten toimintatapojen paino vetää ihmisiä kohti vanhaa. Tarvitaan valmennuksia tai vähintään infotilaisuuksia, joissa malli tuodaan tykö. Tarvitaan hyvien kokemuksien jakamista ja oikein toimineiden esille nostamista rohkaisuksi. Viime kädessä kyse on kulttuurimuutoksesta, jotka ottavat aina aikaa.
Tsemppiä projektihallinnan ja -johtamisen parissa!
Aaro Ollikainen
Projektijohtamisen päävalmentaja
Wakaru
Aarolla on yli 20 vuoden kokemus liikkeenjohdon konsultoinnista ja yrityskohtaisista valmennuksista. Hän on työskennellyt esimerkiksi ICT-, infrastruktuuritoimitus-, lääke- ja asiantuntijapalvelualan yritysten sekä julkisen sektorin organisaatioiden kanssa. Aaro tunnetaan taitavana valmentajana ja coachina, joka saa aikaan konkreettisia tuloksia valmennettaviensa toiminnassa.
Wakarun tulevat valmennukset löydät täältä!
Wakaru tarjoaa vuosien kokemuksella parhaita käytäntöjä ja teknologiapalveluita asiakkaidemme liiketoiminnan ja henkilöstön jatkuvan kehittämisen tueksi. Asiakasyrityksemme lukeutuvat Suomen top 100 suurimpiin yrityksiin. Vuosittain valmennamme yli 2500 ammattilaista palvelujohtamisen ja projektijohtamisen edelläkävijöiksi. Olemme sertifioitu ja hyväksytty (ATO) koulutusorganisaatio. Asiakastyytyväisyytemme on korkea – lähes 100 % asiakkaistamme suosittelisi palveluitamme myös kollegalleen.
