P3.express – minimalistinen projektinhallintamalli

PRINCE2, PMBOK, IPMA Competence Baseline. Viitekehyksiä projektijohtamisen alalla riittää. Niitä yhdistää se, että ne ovat kauniisti sanottuna hyvin kattavia. Rumasti sanottuna hieman raskaita. Kevyemmän mallin tarpeeseen on luotu P3.express – minimalistinen projektinhallintametodi.

Mikä on P3.express?

P3.express kertoo, miten projekti rakennetaan ja, mitä projektipäällikön sekä kunkin avainosallistujan tulisi missäkin kohtaa tehdä. Menetelmä kattaa 33 johtamistehtävää, jotka kattavat kaiken hallinnollisen tekemisen seitsemän projektin avainprosessin alla.

Avainprosessit ovat:

• Projektin käynnistäminen
• Kuukausittaisen iteraation käynnistäminen
• Projektin viikoittaisjohtaminen
• Projektin päivittäisjohtaminen
• Kuukausittaisen iteraation päättäminen
• Projektin päättäminen
• Projektin jälkeinen arviointi

P3.expressin opas on 45 sivua verrattuna tunnetuimpien viitekehysten 200–400 sivuun. Oppaassa tehtävät sisältävät johdannon, tavoitteet ja yleisimmät haasteet, sekä miten ratkaista ne. Tekeillä on tätäkin kevyempi P3.micro express, joka soveltuu 1–5 hengen projekteihin.

Dokumentteja on puolestaan neljä, verrattuna esimerkiksi PRINCE2:n 26 dokumenttipohjaan. P3.expressissä oleellisia ovat käynnistämisvaiheessa tehtävä projektikuvaus, tarkemmassa suunnittelussa muotoutuva tuotoskartta, päivittäin käytettävä riski- ja ongelmarekisteri, sekä tärkeimmissä päätöksentekopisteissä käytettävä elinkelpoisuuden tarkistus (health register).

Projektin käynnistäminen etenee askelittain. Projektin toteutuksessa sovelletaan iteratiivista menettelyä, jossa toistuvat kuukausittainen, viikoittainen ja päivittäinen tekeminen. Malli ottaa huomioon sen, että välttämättä kaikissa projekteissa ei joka päivä urakoida saman projektin kimpussa.

P3.expressin on kehittänyt yhteisö

Wakaru ja Oppia Events järjestivät huhtikuussa Helsingissä 50 osallistujan tapahtuman, jossa esiintyi joukko projektijohtamisen voimahahmoja ja tunnistettuja auktoriteetteja – Frank Turley, Nader K. Rad, Maurits van der Plas, Pavel Jonis sekä Alexander Pattyn. He kaikki ovat osallistuneet aktiivisesti P3.expressin kehittämiseen.

P3.express on leimallisesti yhteisön kehittämä metodi. Kehittäjätiimi saa jatkuvasti palautetta käyttäjiltä ja tällä hetkellä P3.expressiä hyödynnetään ainakin rakennusalalla, koulutusalalla, tutkimusprojekteissa, markkinointialalla, lakiasiainpalveluissa, ohjelmistokehityksessä, terveydenhuollossa, energiantuotannossa ja rahoitusalalla.

Mikä P3.expressissä on erilaista suhteessa muihin menetelmiin?

Kuten monet muutkin viitekehykset ja metodit, P3.express on toimialariippumaton. Metodissa korostuvat toiminnot, jotka eivät muissa menetelmissä saa yhtä suurta painoarvoa. Yksi näistä on vertaisarvioinnin (peer review) rooli. Raskaan hyväksyntä- ja validointimenettelyn voi korvata pyytämällä ulkopuolista katselmoijaa, kuten kokenutta projektipäällikköä tarkistamaan projektin elinkelpoisuuden (mainittu health register). Katselmoijaksi voidaan ottaa myös esimerkiksi tuore projektipäällikkö käänteisen mentoroinnin hengessä.

Myös kommunikointi (focused communication) toistuu monissa kohdissa. Malli huomioi sen, että eri sidosryhmät tarvitsevat erilaista informaatiota, eri laajuudessa ja kanavissa.

Määrittääkö P3.express projektissa toimivien rooleja?

PRINCE2n tapaan P3.express näkee, että hyvä projektiorganisaatio kattaa liiketoiminnan näkökulman (projektin omistaja, sponsor), toimittajan/kehittäjän näkökulman (creator), sekä käyttäjien näkökulman (user). Luonnollisesti päivittäisjohtamisesta vastaa ”projektin toimitusjohtaja”, projektipäällikkö.

Uusi ja mielenkiintoinen näkökulma on näiden hattujen kierrättäminen sovitusti vaikkapa viikon ajaksi. Siispä käyttäjien edustaja omaksuu toimittajan näkökulman, toimittajan edustaja vastaavasti käyttäjien katsantokannan ja projektipäällikkö voi viikon ajan kantaa projektin omistajan hattua ymmärtääkseen paremmin projektin liiketaloudelliset ajurit.

Miten P3.expressissä pääsee eteenpäin?

P3.express on lisensioitu Creative Commons Attribution -lisenssillä avoimeksi lähteeksi, eli mallia voi käyttää ilmaiseksi, kunhan lähde on mainittu. Sivustolta voi ladata ilmaiseksi oppaan, dokumenttipohjat, mallin tiivistelmän diagrammina, liittyä postituslistalle sekä antaa palautetta mallista. Tarjolla on myös ilmainen, interaktiivinen verkkokurssi.

Esimerkiksi Wakarussa päätimme nivoa suositun, käytännönläheisen projektijohtamisen tehokurssimme P3-rakenteeseen, ja se on myös osa luomaamme projektijohtamisen osaamispolkuamme. Tavoitteemme on olla osaamisen kehittämisen ykkösvalinta.

Katso myös

Aaro Ollikainen
Head of Consulting

Certified P3.express Practitioner

Wakaru Oy

Julkaistu Projektimaailman blogissa 7.11.2023