Ovatko ohjausryhmän kokoukset “pakkopullaa”? Luin muutama päivä sitten Steven Rileyn blogikirjoituksen otsikolla “How to enjoy your project board”* joka sai minut miettimään ohjausryhmätyöskentelyä ja muistutti kolmesta perusasiasta sekä siitä miten tehdä ohjausryhmän kokouksista sujuvia ja jopa miellyttäviä!
Sääntö numero yksi: Ei yllätyksiä!
Ihmiset harvemmin rakastavat yllätyksiä, eivät ainakaan negatiivisia. Tämä koskee useimpia ohjausryhmiäkin. Ohjausryhmän kokouksen pitäisi olla foorumi, jossa keskustellaan jo esiin tulleista asioista, olivatpa ne sitten ongelmia, poikkeamia tai mitä muuta tahansa. Kerro siis asiat ajoissa ja valmistele ohjausryhmän kokous aina huolella projektin omistajan kanssa tai pidä hänet ainakin tilanteen tasalla. Varaudu esittelemään ratkaisuehdotuksesi, jos sellainen on, vaikkapa poikkeamatilanteessa.
Sääntö numero kaksi: Pidä “paperit” järjestyksessä!
Projektipäällikön pitää tietää, missä mennään. Varmista siis tietojesi oikeellisuus! Huolehti siitä, että raporttisi ja kalvosi ovat järjestyksessä eivätkä vilise painovirhepaholaisia. Teetä jonkinmoinen katselmointi materiaaleillesi ennen niiden toimittamista ohjausryhmän jäsenille. Usein joku toinen näkee myös ne pienet kirjoitusvirheesi, jotka itseltä jäävät huomaamatta tai huomaa epäloogisuudet esitysjärjestyksessä.
Sääntö numero kolme: Valmistele sopimukset etukäteen!
Ohjausryhmän kokous ei ole oikea paikka sopimuksien hierontaan. Jos mahdollista, valmistele asiat ko. sidosryhmien kanssa etukäteen, jotta tiedetään, mistä pitää sopia ja millainen on sopimusehdotus. Käytä aika pääkohtien läpikäyntiin ja päätöksen tekoon.
Tätähän pitäisi käyttää myös muutospyynnöissä: mitä halutaan muuttaa, miten muutos vaikuttaa tavoitteisiin, lopputulokseen, kustannuksiin ja aikatauluun tai riskeihin, ja mitkä ovat toteutusvaihtoehdot perusteluineen.
Nämä pitäisi olla selvillä, jotta ohjausryhmä voi tehdä päätöksensä eikä ryhdy kinaamaan mitättömistä yksityiskohdista kokouksen usein hyvin rajallisen aikataulun puitteissa. Hyvä valmistelu mahdollistaa tehokkaan päätöksenteon.
Kyse on siis yhdestä projektinhallinnan peruselementeistä eli viestinnästä. Oikeaa asiaa, oikeaan aikaan ja oikein esitettynä auttaa tekemään ohjausryhmätyöskentelystä mielekästä. Viestintä on todettu jo aikaa sitten tärkeäksi tekijäksi projektien onnistumisessa. Meidän on edelleen korostettava sen roolia, koska viestintä muuttuu ja kehittyy eikä vähiten teknisten palveluiden ja sovellusten kehittymisen myötä. Emme enää keskustele kasvotusten ohjausryhmissä. Ymmärtävätkö kaikki viestisi oikein ja samalla tavalla? Haasteellista!
Katso tallenne aiheesta. Keskustelemme kollegani Aaro Ollikaisen kanssa viestinnän merkityksestä projekteissa sekä tulevissa PRINCE2 projektijohtamisen valmennuksilla. Katso tulevat toteutukset Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupasta.
Tarja Isosaari
Wakaru
Kirjoittaja toimii Wakaru Oy:n vanhempana konsulttina. Hän on työskennellyt projektijohtamisen parissa yli 25 vuotta ja on yksi harvoista sertifioiduista Suomen PRINCE2 -kouluttajista.
Wakaru tarjoaa vuosien kokemuksella parhaita käytäntöjä ja teknologiapalveluita asiakkaidemme liiketoiminnan ja henkilöstön jatkuvan kehittämisen tueksi. Asiakasyrityksemme lukeutuvat Suomen top 100 suurimpiin yrityksiin. Vuosittain valmennamme yli 2500 ammattilaista palvelujohtamisen ja projektijohtamisen edelläkävijöiksi. Olemme sertifioitu ja hyväksytty (ATO) koulutusorganisaatio. Asiakastyytyväisyytemme on korkea – lähes 100 % asiakkaistamme suosittelisi palveluitamme myös kollegalleen.
* Linkki Steven Rileyn blogikirjoitukseen: https://www.axelos.com/news/blogs/january-2019/how-to-enjoy-your-project-board
