Mikä sinusta erottaa projektin ohjelmasta?

Törmäsin pari viikkoa sitten Matt Brewittin kirjoittamaan blogiin ”The difference between a Project and a Program” (APMG International, 1/2017), jossa pohdittiin  ohjelman (programme/program) ja projektin (project) eroja. Usein kuulee näitä kahta termiä käytettävän suloisesti sekaisin. Matt purkaa hyvin tekstissään, mitkä ovat ohjelman ja projektin erot sekä miten ne linkittyvät toisiinsa.

Yksinkertaisimmillaan projektin ja ohjelman erottaa se, että projekti tähtää etukäteen määriteltyihin tuotoksiin kun taas ohjelma muutokseen ja sen kautta haluttuun lopputulokseen. Ohjelman lopputulos on visio, toisin sanoen näkymä paremmasta tulevaisuudesta. Tuo näkymä tarkentuu tyypillisesti ohjelman aikana eli se elää tekemisen lomassa. Projektin laajuus taas määritellään ja sovitaan jo projektin alussa mahdollisimman tarkasti.

Jos ohjelma ja projekti termeinä eroavat toisistaan, niin eroavat myös niiden vetäjät. Ohjelmajohtaja keskittyy lopputulokseen ja hyötyjen aikaansaantiin. Hänen tulee nähdä ja ymmärtää kokonaiskuva sekä pitää visio kirkkaana mielessään. Projektipäälliköiden tulee keskittyä niihin konkreettisiin tai abstrakteihin tuotoksiin, joihin projektissa pyritään eli välineisiin, joiden avulla hyödyt saavutetaan.

Lopputuloshan on aina muutos, ja muutos vaatii johtamista. Iso projekti ei ole ohjelma, mutta ison projektin vetäjälle on varmasti hyötyä ohjelmajohtamisen perusteiden tuntemisesta: muutosjohtaminen, sidosryhmien hallinta, viestintä jne. Ohjelma taas pitää usein sisällään useita projekteja. Ohjelmatiimiin kuuluu usein paljonkin väkeä, joista osa itse asiassa on projektinvetäjiä ja heidän tiimiläisiään. Näin ollen ohjelmajohtajan on tärkeää ymmärtää, miten projekteja johdetaan.

Ohjelman ja projektien välisen työnjaon tulee olla selkeästi määritelty ja molemmin puolin hyvin kommunikoitu. Lisäksi olisi tärkeää, että myös ohjelmaa ja projekteja ympäröivä organisaatio ymmärtää ohjelman tarkoituksen, ja miksi projekteja tarvitaan ohjelman toteuttamiseen ja onnistumiseen.

Jos olet kiinnostunut keskustelemaan aiheesta lisää, tule mukaan PRINCE2-viitekehyksen projektijohtamisen kursseille:

PRINCE2 Foundation (Helsinki, Turku, Kuopio, Tallinna)
PRINCE2 Practitioner (Helsinki, Turku)

Prosessijohtamisesta kiinnostuneille suosittelen lämpimästi myös Wakarun järjestämiä Prosessipäiviä, jossa teemana tänä vuonna on tiedon analysointi, kerääminen ja hyödyntäminen prosesseissa.

tarja_isosaari_400x400

Tarja Isosaari

Kirjoittaja toimii Wakaru Oy:n vanhempana konsulttina. Hän on työskennellyt projektijohtamisen parissa yli 25 vuotta ja on yksi harvoista sertifioiduista Suomen PRINCE2 -kouluttajista. 

Pitäisikö meidänkin kehittää projektimalli?

Projektijohtamisen kehittäminen keskittyy usein osaamisen kehittämiseen, erityisesti projektipäälliköiden kouluttamiseen. Pelkkä projektipäälliköiden valmentaminen ei riitä menestykselliseen projektikulttuuriin. Yksi tärkeimmistä projektikulttuurin osatekijöistä on projektinjohtamismalli tai lyhyemmin projektimalli. Projektimallin avulla yhtenäistät projektijohtamista tehokkaasti, joka johtaa turhan työn vähenemiseen, päätöksenteon parantumiseen, läpinäkyvyyteen ja resurssien parempaan hallintaan.

Mikä on projektimalli?

Projektimalli on yhdessä sovittu tapa johtaa organisaation projekteja ja niiden muodostamia kokonaisuuksia. Projektimallissa kuvataan käytännöt projektitoiminnan johtamiseen ja päätöksentekoon. Projektimallissa kuvataan prosessit projektien ja usein myös projektisalkun johtamiseen.

Mikä voi mennä vikaan?

Projektimallin kehittämisessä selkeästi vaikeinta näyttää olevan nk. geneerisen mallin tekeminen eli projektimallin avulla pitäisi pystyä johtamaan eri tyyppisiä projekteja. Tämä onnistuu eriyttämällä projektin johtamisen ja toteuttamisen kerrokset toisistaan. Johtamisen kerroksessa jokaisella projektilla on samat vaiheet, jotka vaihtuvat nk. päätösporttien (decision gate) kohdilla. Toteutuskerrosta seurataan nk. milestoneilla. Usein näyttää siltä että mallin tekijät ovat yksinkertaistaneet gate=milestone. Tämä on varmin tapa epäonnistua geneerisen mallin luonnissa.

Muita sudenkuoppia ovat

  • jättää päätöksentekoprosessi kuvaamatta. Projektimallin ydin on projekteja koskevan päätöksentekoprosessin yhtenäistäminen.
  • jättää roolit kuvaamatta. Projektimallissa pitää kuvata projekteissa toimivien roolit niiden vallan, vastuiden ja tehtävien kautta.
  • tehdä ”one-size-fits-all” malli. Projektit ovat erilaisia vaatimustasoiltaan, joten projektimallin pitäisi skaalautua projektin kompleksisuuden mukaan.

Mitä projektimalli käytännössä sisältää?

Pienimmillään projektimalli sisältää vain toimintatavan ja apuvälineet yksittäisten projektien johtamiseen. Mikäli organisaatio tekee vain pääasiassa asiakastoimitusprojekteja ja resurssien johtaminen ei ole ongelma, niin tälläkin vaihtoehdolla pärjää.

Usein kuitenkin kannattaa samalla luoda projektisalkun johtamisen malli. Mallin geneerisyys on oleellista juuri salkunhallinnan johdosta, ilman yhtenäistä mallia joudut tilanteeseen, jossa jokaiselle projektityypille on omat salkkunsa. Toisin sanoen projektit eivät ole vertailukelpoisia keskenään ja niinpä osaoptimointi kukoistaa organisaatiossa.Projektimalliin tyypillisesti sisältyy

  • projektikäsikirja/-ohjeisto. Lyhyt (max 15 A4) ja selkeä ohjeistus yksittäisen projektin johtamismallista.
  • asiakirjapohjat. Usein ajatellaan että nämä olisivat yhtäkuin projektimalli. Asiakirjapohjat ovat kuitenkin vain tiedon siirtoa ja säilytystä varten. Mitä enemmän saat tiedosta operatiiviseen tietojärjestelmään dokumenttien sijasta, sen parempi.
  • Projektisalkun johtamisen ohje. Tämä kannattaa olla erittäin lyhyt ja toimitusjohtajan siunaama dokumentti.

Lisäksi kannattaa tehdä markkinointimateriaalia sisäiseen markkinointiin, videoita, powerpoint-esityksiä, tarinoita onnistumisista.

Kun malli on kehitetty, on edessä sen käyttöönotto koko organisaatiossa. Se on mallin kannalta ylivoimaisesti riskaabelein vaihe, tässä on helppo epäonnistua. Muutama vihje, joka vähentää merkittävästi riskiä:
  1. Aloita johdosta. Valmenna johtoryhmä(t) ensin. Kun johto on kiinnostunut projekteista, muutkin ovat. Ja päinvastoin.
  2. Etene ohjausryhmiin. Ohjausryhmien toimivuus (tai toimimattomuus) on usein projektitoiminnan koetinkivi.
  3. Valmenna projektipäälliköt ja muut avainhenkilöt kuten talous- ja hankintapäälliköt
  4. Älä unohda projektissa työskenteleviä asiantuntijoita.
  5. Perusta projektitoiminnan tukipuhelin tai -saitti. Paikka josta saa apua kun menee sormi suuhun.
  6. Älä luovuta. Projektitoiminnan kehittäminen vie vuosia. Laita odotusarvoksi vaikka neljä vuotta.
  7. Käytä kehittymisen mittarina kypsyysmallia. Lue aikaisempi blogini kypsyysmallista.
Mikäli et halua tehdä kaikkea omin voimin, suosittelen seminaariaamme ”Projektimallin kehittäminen”. Seuraava tilaisuus on 27.1.2017, Rantasipi Airport Congress Centerissä Vantaalla. Lue lisää ja ilmoittaudu!

juuso_aikas

Juuso Äikäs

Kirjoittaja työskentelee markkinointijohtajana Suomen Projekti-Instituutilla. Blogi on julkaistu alunperin täällä.

Suomen Projekti-Instituutti on yksi 50:stä Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan koulutuskumppaneista.

Jos ainoa työkalusi on vasara, kaikki ongelmasi näyttävät nauloilta

Muutoksella on usein kaksi tahoa vastassaan: innostuneet, jotka toivottavat sen avosylin vastaan, sekä epäluuloiset, jotka haluavat viimeiseen asti välttää muutokseen sekaantumista. Toiset pelkäävät uusien tuulien suistavan hyväksi todetut käytännöt raiteiltaan. Toiset taas näkevät vanhat systeemit kaavoihin kangistuneina ja raskaina. Tällainen tahtojen taisto tuntuu nyt vallitsevan niin IT-palveluhallinnan maailmassa kuin projekteissakin, kun ketterät menetelmät pyrkivät ottamaan yhä suurempaa roolia. Ketteryys on minusta myös kykyä ja halua hyödyntää parhaiten kulloinkin soveltuvia menetelmiä ja työtapoja. Vasaroitahan on monenmoisia, kannattaa siis  tutustua, kokeilla ja siten kehittää omaa työkalupakkia entistä monipuolisemmaksi myös projektimaailmassa.

Patrick Becka (Director of Product Development, MBA, PMP) puki mallikaasti omiakin ajatuksiani blogin muotoon elokuun loppupuolella tekstissään ”What Agile isn’t”. Ketteryydestä on valloillaan useita käsityksiä: sekä siitä mitä se on ja mitä se ei ole, eivätkä suinkaan kaikki näistä edes pidä paikkansa. Vaikka ketterät menetelmät ajavat yksilön ja interaktiivisuuden etua, Agile ei esimerkiksi väitä prosesseja ja työkaluja irrelevanteiksi. Päinvastoin ne ovat nyt ja jatkossakin tärkeä osa organisaatioiden digitalisoitumista, joka on väistämättä meillä kaikilla edessä, kuten kollegani Veikko Nokkala kirjoitti. Becka korjaa myös vallitsevaa käsitystä siitä, että ketterät menetelmät sivuuttaisivat aina suunnitelman laatimisen tärkeyden. Tai että yhteistyö asiakkaan kanssa ylittäisi sopimusehdot.

Becka nostaa tekstissään esiin vanhan sanonnan, joka sopii tähän kuin nakutettu ”If the only tool you have is a hammer, every problem looks like a nail. (Jos ainoa työkalusi on vasara, se saa kaikki ongelmasi näyttämään nauloilta)”. Ongelman edessä et edes osaa ajatella, että voisi olla toinen – tilanteeseen parempi – keino ratkaista tuo haaste, koska koet, että sinulla on vain se vanha uskollinen vasara, jolla ne naulat on taottu takaisin paikoilleen aina ennenkin.

Olen jo aiemmin kirjoittanut siitä, ettei aina ole pakko valita vaihtoehdoista vain toista ja toimia orjallisesti sen oppien mukaan projektinhallinnassa. Olen itse työskennellyt erilaisten projektimallien ja –menetelmien maailmassa reilun neljännesvuosisadan, se on ollut melkoinen matka ja voi sanoa, että yhtä sun toista on tarttunut omaan työkalupakkiin.  PRINCE2 tuli mukaan viime vuosikymmenen puolella ja voin sanoa tuntevani sen ja sen tarjoamat mahdollisuudet  melkoisen hyvin. Olen myös omin silmin todennut sen  – oikein sovellettuna – toimivaksi menetelmäksi.

Mielenkiintoinen lisä tuotiin tarjolle, kun Axelos laajensi projektihallinnan sertifikaattitarjontaansa uudella ketterien menetelmien ja PRINCE2 yhdistelmällä eli PRINCE2 Agile näki päivänvalon. PRINCE2:n vahvuushan on projektin johtamisessa ja projektinhallinnassa (directing ja managing) ja ketteryys kohdistuu erityisesti tuotosten aikaan saantiin (delivery). Kun yhdistetään nämä kolme osa-aluetta (johtaminen, hallinta ja toteutus) järkevästi saadaan tämän päivän organisaatioita varten suunniteltu projektinhallintamalli. Hyvä käytännön esimerkki on Sony, joka näki tarvetta muuttaa käytäntöjään nopeammin muutoksiin reagoiviksi PRINCE2 Agilen avulla – toistaiseksi ratkaisu on vaikuttanut oikealta.

PRINCE2 Agilen lanseerauksessa syksyllä 2015 oli yksi iso mutta, ja arvasin sen nousevan ongelmaksi PRINCE2 Agile -sertifikaatista kiinnostuneille: kurssin sai suorittaa vain PRINCE2 Practitioner -sertifioinnin läpäisseet. Onneksi tämän huomasi ongelmaksi joku toinenkin ja Axelos on nyt lieventänyt esitietovaatimustaan vuoden 2017 loppuun. Jos olet suorittanut PRINCE2 Foundationin, voit nyt lisätä työkalupakkiisi esimerkiksi ruuvimeisselin vasaran kaveriksi, ja osallistua PRINCE2 Agileen. Wakaru järjestää kurssitoteutuksen yhdessä toimittajatahon Management Plazan kanssa 1.helmikuuta 2017.

 

tarja_isosaari_400x400Kirjoittaja toimii Wakaru Oy:n vanhempana konsulttina. Hän on työskennellyt projektijohtamisen parissa yli 25 vuotta ja on yksi harvoista sertifioiduista Suomen PRINCE2 -kouluttajista. 

Ota yhteyttä kirjoittajaan: tarja.isosaari@wakaru.fi

 

 

 

Wakaru on osa Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan verkostoa, josta löydät viimeisimmät projekti- ja portfoliojohtamisen koulutukset sekä ketterien menetelmien kurssitarjonnan.

 

HR – Mistä tunnistat pätevän hakijan?

Yritysten ja organisaatioiden tärkein voimavara tänä päivänä on osaaminen. Osaamisen hallintaan puolestaan kuuluu olennaisesti kyky luokitella osaamista. Millaista osaamista on maailmalla tarjolla? Minkälaisia osaamisen alueita meillä on? Miten henkilöiden osaaminen ja kyvykkyys arvioidaan? Luokitteluiden laatimiseen uppoaa helposti paljon aikaa ja suuriakin summia.

On myös huomioitava, että osaamisen luokittelu organisaation sisällä ei vielä riitä. Mikä neuvoksi, kun tarvitaankin vertailukelpoista tietoa eri yritysten välillä? Miten meidän osaamisemme suhteutetaan muiden samalla alalla toimivien osaamiseen? Vertailu on vaikeaa, jos luokittelut on tehty yrityksittäin.

IT-maailmassa on onneksi ollut tähän ratkaisu jo vuosia: globaali yhtenäinen malli. Tavaroiden standardointi aikoinaan tehosti tavaramarkkinoita globaalisti ja nyt vastaavaa on tehty palveluille. Palveluprosessien osalta on globaalisti käytössä olevia prosessimalleja: esimerkiksi IT-palveluprosessit (ITIL)projektijohtamisen prosessit (PRINCE2), arkkitehtuuriprosessit (TOGAF) ja hyvän hallintotavan prosessit (COBIT), joiden kurssitoteutuksia löydät täältä. Näitä sertifiointeja ylläpitää Axelos ja The Open Group. Tällä hetkellä myös osaamisen luokitteluun on luotu kansainvälinen luokittelumalli, SFIA.

Kansainvälisesti hyväksytty sertifikaatti on merkittävä todiste osaamisesta, perehtymisestä ja sitoutumisesta. Iso-Britanniassa tehdyn tuoreen tutkimuksen mukaan (Axelos, 6/2016) liki puolet HR-väestä oli viimeisen kolmen vuoden aikana jättänyt tarkistamatta työnhakijan väitetyn sertifikaatin pätevyyden. Melkein 100 000 hakijaa oli valehdellut sertifioinnistaan työnhakuprosessin aikana.

On siis hyvä tuntea omat juustonsa, kuten sanonta kuuluu! Oppia.fi – oppimisen verkkokauppa pitää huolen, että organisaatiosi asiantuntijoilta löytyy oikea kansainvälinen sertifikaatti todisteeksi ammattitaidosta ja että sinä HR-vastaavana osaat tunnistaa tuon esitetyt sertifikaatin laadukkaaksi rekrytointiprosessissa.

 

anni_aaltonen_2

Anni Aaltonen

Kirjoittaja Anni Aaltonen toimii Wakaru Oy:n avainasiakashenkilönä ja oppimisen verkkokaupan sanansaattajana. Annille tärkeintä työssään on asiakastyytyväisyyden varmistaminen ja hän on myös ylpeä Henry ry:n jäsen.

anni.aaltonen@wakaru.fi
0400 482 183
LinkedIn

Paras rokote YT-neuvotteluita vastaan

Kuka vastaa minun osaamisestani? Työnantaja, HR-yksikkö vai minä itse? Jos RACI-taulukko on tuttu, niin on helppo huomata tuon A-kirjaimen (Accountable) kuuluvan minulle itselleni. Lopullinen vastuu on aina henkilöllä itsellään.

Paras rokote YT-neuvotteluita vastaan on oman osaamisen kehittäminen niin, että tekee itsestään yritykselle korvaamattoman tai ainakin hyvin vaikean korvata. Keräsimme sinulle TOP10 hyvää rokotetta, joista valita omasi:

  • DevOps: Ensimmäinen kansainväliseen sertifiointiin johtava kurssi pidettiin 29.8.2016 ja se oli ylibuukattu. DevOps voi olla salainen aseesi tulevaisuutta varten, sillä ”hankalinta on ollut löytää devops-asiantuntijoita”, kuten TiVin artikkelissa kirjoitettiin syyskuun alkupuolella.
  • Ilmaiset webinaarit: webinaaritarjonta laajenee jatkuvasti. Keväällä ja nyt alkusyksystä pidetyt suositut DevOps-webinaarit löytyvät BrightTalkista kirjautumisen takaa ja luvassa on webinaareja myös muilta aihealueilta!
  • Ilmainen pelikirja ja muut digisisällöt.
  • Ketteryys: Agile, SCRUM, SAFe, Kanban… kiitos erinomaisten Oppia.fi-kumppaneiden, tarjontaa ketterien menetelmien puolella on runsaasti.
  • Perus-ITIL: Prosessi­osaa­minen ja kansainvälinen sertifikaatti ovat aina arvossa. Koulutusmäärät hurjassa kasvussa. 
  • Perus-PRINCE2: PRINCE2 on erittäin suosittu muualla kuin Suomessa ja Ruotsissa, mutta nyt olemme kirimässä eroa muuhun maailmaan um­peen. Suomi ei voi pysyä eristäytyneenä ikuisesti. Kansainvälis­tyminen vai­kuttaa tähän. Osaajia tarvitaan!
  • Edullinen verkkokurssi ITIL Foundation. Kustannustehokas, jos verkko-oppiminen sopii sinulle.
  • Edullinen verkkokurssi PRINCE2 Foundation. Kurssi + tentti yhteishinnaltaan niin edulliset, että nämä voi ostaa jopa omalla rahalla.
  • Tapahtumat: Teho-oppimista päivässä tai kahdessa sekä tärkeä paikka verkostoitumiseen. Wakaru Events järjestää yhdessä kumppaniensa kanssa vuosittain lukuisia asiantuntijaseminaareja: Tietohallintopäivä, Contact Center Day, Prosessipäivät, Kohtaamisia, Työkalupäivä, Yhteys-seminaari, DevOps, itSMF Focus, Lean & Agile…
  • Nanokurssit: 34.000 lyhyttä video-opastusta. Osaamisen täsmäpäivittämiseen nopeasti.

Tervetuloa Oppimisen verkkokauppaan löytämään itsellesi sopivin keino kehittyä, olla hyödyksi omalle organisaatiollesi, haastaa itseäsi ja vahvistaa omaa asemaasi markkinoilla.

kuosmanen_jaakko_739x965

Jaakko Kuosmanen

KTM, DI Jaakko Kuosmanen toimii koulutus- ja konsultointiyritys Wakarun toimitusjohtajana ja edistää Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan toimintaa. Jaakko on utelias ja kokeilunhaluinen oppimisaktivisti, joka haluaa levittää ymmärtämistä laajalle ympäröivälle verkostolleen.

 

 

 

 

 

Kysy lisää: jaakko.kuosmanen@wakaru.fi