Mikä sinusta erottaa projektin ohjelmasta?

Törmäsin pari viikkoa sitten Matt Brewittin kirjoittamaan blogiin ”The difference between a Project and a Program” (APMG International, 1/2017), jossa pohdittiin  ohjelman (programme/program) ja projektin (project) eroja. Usein kuulee näitä kahta termiä käytettävän suloisesti sekaisin. Matt purkaa hyvin tekstissään, mitkä ovat ohjelman ja projektin erot sekä miten ne linkittyvät toisiinsa.

Yksinkertaisimmillaan projektin ja ohjelman erottaa se, että projekti tähtää etukäteen määriteltyihin tuotoksiin kun taas ohjelma muutokseen ja sen kautta haluttuun lopputulokseen. Ohjelman lopputulos on visio, toisin sanoen näkymä paremmasta tulevaisuudesta. Tuo näkymä tarkentuu tyypillisesti ohjelman aikana eli se elää tekemisen lomassa. Projektin laajuus taas määritellään ja sovitaan jo projektin alussa mahdollisimman tarkasti.

Jos ohjelma ja projekti termeinä eroavat toisistaan, niin eroavat myös niiden vetäjät. Ohjelmajohtaja keskittyy lopputulokseen ja hyötyjen aikaansaantiin. Hänen tulee nähdä ja ymmärtää kokonaiskuva sekä pitää visio kirkkaana mielessään. Projektipäälliköiden tulee keskittyä niihin konkreettisiin tai abstrakteihin tuotoksiin, joihin projektissa pyritään eli välineisiin, joiden avulla hyödyt saavutetaan.

Lopputuloshan on aina muutos, ja muutos vaatii johtamista. Iso projekti ei ole ohjelma, mutta ison projektin vetäjälle on varmasti hyötyä ohjelmajohtamisen perusteiden tuntemisesta: muutosjohtaminen, sidosryhmien hallinta, viestintä jne. Ohjelma taas pitää usein sisällään useita projekteja. Ohjelmatiimiin kuuluu usein paljonkin väkeä, joista osa itse asiassa on projektinvetäjiä ja heidän tiimiläisiään. Näin ollen ohjelmajohtajan on tärkeää ymmärtää, miten projekteja johdetaan.

Ohjelman ja projektien välisen työnjaon tulee olla selkeästi määritelty ja molemmin puolin hyvin kommunikoitu. Lisäksi olisi tärkeää, että myös ohjelmaa ja projekteja ympäröivä organisaatio ymmärtää ohjelman tarkoituksen, ja miksi projekteja tarvitaan ohjelman toteuttamiseen ja onnistumiseen.

Jos olet kiinnostunut keskustelemaan aiheesta lisää, tule mukaan PRINCE2-viitekehyksen projektijohtamisen kursseille:

PRINCE2 Foundation (Helsinki, Turku, Kuopio, Tallinna)
PRINCE2 Practitioner (Helsinki, Turku)

Prosessijohtamisesta kiinnostuneille suosittelen lämpimästi myös Wakarun järjestämiä Prosessipäiviä, jossa teemana tänä vuonna on tiedon analysointi, kerääminen ja hyödyntäminen prosesseissa.

tarja_isosaari_400x400

Tarja Isosaari

Kirjoittaja toimii Wakaru Oy:n vanhempana konsulttina. Hän on työskennellyt projektijohtamisen parissa yli 25 vuotta ja on yksi harvoista sertifioiduista Suomen PRINCE2 -kouluttajista. 

Vanhemman projektipäällikön tunnustuksia

Kun aloitin valmistumisen jälkeen oikeat alan työt IT-projektipäällikkönä, olin nuori ja täynnä ihailtavaa tekemisen energiaa. Energia ei ole vuosien varrella kadonnut, mutta kommentti olkoon hatunnosto kaikille nuoremmille ammatinharjoittajille, joilla huomaan olevan ihailtava kiima työntekoon ja maailman parantamiseen. Muistan Kadettikoulusta vertauksen ”innon menemisestä älyn edelle”. Niin käy helposti, varsinkin nuorelle projektipäällikölle.

Urani alkuvaiheessa projektisuunnitelma oli dokumentti, joka piti täyttää, jotta päästiin itse töiden tekemiseen. Ensimmäiset pari taisivat mennä kuin lukion äidinkielen esseissä eli viivoittimella mitaten. Parin projektin ja suunnitelman jälkeen alkoi hahmottua, että projektisuunnitelma summaa tekemisen ajatuksia kaikille ihan kelvosti. Vielä tuossa vaiheessa sidosryhmien ja riskien hallinta olivat vähemmän tärkeitä. Innokkaalle projektipäällikölle ne kun eivät olleet itse projektissa rakennettavan ratkaisun tekemistä. Joskus on tainnut joku kollegakin ravistella noihin kohtiin sisältöä vain jotta päästiin niiden täyttämisen velvoitteesta.

Olen muuttunut mies – ainakin noissa edellämainitsemissani asioissa. Kun nykyään teen projektisuunnitelmaa, keskityn ennen kaikkea noihin kahteen kohtaan: sidosryhmiin ja riskeihin. Jos vaatimukset ovat realistisina ja määriteltyinä olemassa niin aina löytyy tekijät ja tekeminen tuotoksen rakentamiseen. Sidosryhmät ja riskit ovat ainoat, jotka voivat estää tuon tekemisen ja sen lopputuloksen saavuttamisen. Siksi juuri ne ovat ne asiat, joita projektinhallinta on.

Sidosryhmät ovat tahoja, joihin projektin lopputulos vaikuttaa tai joilla on intressi projektin lopputulokseen. On tärkeää tietää, keillä tuollainen intressi on ja minkälainen se on. Jos jokainen sidosryhmä saa projektilta sen, minkä haluavat tai eivät ainakaan menetä mitään projektin yhteydessä, he eivät asetu estämään projektin toteutumista. Sen takia projektipäällikön omissa intresseissä on tunnistaa nuo tahot ja heidän tarpeensa ja muun muassa viestinnän keinoin hallita heidän mielikuvaansa ja mielialaansa, jotta projektin varsinainen tekeminen ei häiriinny tai esty.

Riski ovat epävarmuutta saavuttaa haluttu tavoite. On hyvin käytettyä aikaa miettiä, minkälaiset asiat voivat nousta suunnitelman mukaisen tekemisen esteeksi ja päättää toimenpiteistä niiden suhteen. Osa voidaan poistaa ottamalla ne huomioon osana tekemistä. Asiat, joiden menettämiseen ei ole varaa, voi vakuuttaa ja loput voi ottaa seurantaan. Tärkeimmille voi laatia toimintasuunnitelmat niiden realisoitumista varten. Riskienhallinnan avulla tehdään se mikä tehtävissä on, jotta projektin lopputuloksen tiellä seisovat esteet tai uhat saadaan poistettua tai ainakin minimoitua. Äärimmäisen hyvin käytettyä energiaa lopputuloksen saavuttamisen kannalta.

Suurin osa projekteistani ovat olleet onnistuneita. Substanssiosaaminen on ollut tärkeässä roolissa, mutta projektinhallintametodologia on korostunut etenkin projekteissa, joissa asiantuntijuus on ollut projektin muilla jäsenillä. Sidosryhmien hallinta ja riskienhallinta ovat tärkeitä kaikissa projekteissa huolimatta oman asiantuntijuuden määrästä. Projektien onnistumisen kannalta toivon, että niihin liittyvä työ tehdään kunnolla.

Projekteista voit oppia lisää Wakarun PRINCE2 Foundation ja PRINCE2 Practitioner -kursseilla. Sidosryhmien hallinta ja riskienhallinta ovat suuressa roolissa ITIL Practitioner –kurssilla, jossa opin aiheena on työkalut ja vinkit palvelunhallinnan kehittymisen aikaansaamiseen organisaatioissa. Ottakaa vinkistä vaarin ja jos tarvetta ja halua on opiskella aiheista lisää niin tervetuloa kursseille! 

aaeaaqaaaaaaaal8aaaajdjimgq0nzmxltewn2utngi1yi05ndm2lwu0ngixmzm2mdyyna

Lari Peltoniemi

Kirjoittaja on Suomen ensimmäinen sertifioitu ITIL Practitioner -kouluttaja. Hän on työskennellyt prosessien ja toiminnan kehittämisen ja arvioinnin alueella yli 10 vuotta. Päätoimisesti IT-palveluiden prosessien määrittelyn, kehittämisen ja johtamisen alueella hän on toiminut vuodesta 2005. Hän on konsultoinut ja valmentanut useita suomalaisia ja kansainvälisiä yrityksiä ja organisaatioita ITIL/ITSM prosessien määrittelyihin, käyttöönottoon ja kehittämiseen liittyen.