Mikä sinusta erottaa projektin ohjelmasta?

Törmäsin pari viikkoa sitten Matt Brewittin kirjoittamaan blogiin ”The difference between a Project and a Program” (APMG International, 1/2017), jossa pohdittiin  ohjelman (programme/program) ja projektin (project) eroja. Usein kuulee näitä kahta termiä käytettävän suloisesti sekaisin. Matt purkaa hyvin tekstissään, mitkä ovat ohjelman ja projektin erot sekä miten ne linkittyvät toisiinsa.

Yksinkertaisimmillaan projektin ja ohjelman erottaa se, että projekti tähtää etukäteen määriteltyihin tuotoksiin kun taas ohjelma muutokseen ja sen kautta haluttuun lopputulokseen. Ohjelman lopputulos on visio, toisin sanoen näkymä paremmasta tulevaisuudesta. Tuo näkymä tarkentuu tyypillisesti ohjelman aikana eli se elää tekemisen lomassa. Projektin laajuus taas määritellään ja sovitaan jo projektin alussa mahdollisimman tarkasti.

Jos ohjelma ja projekti termeinä eroavat toisistaan, niin eroavat myös niiden vetäjät. Ohjelmajohtaja keskittyy lopputulokseen ja hyötyjen aikaansaantiin. Hänen tulee nähdä ja ymmärtää kokonaiskuva sekä pitää visio kirkkaana mielessään. Projektipäälliköiden tulee keskittyä niihin konkreettisiin tai abstrakteihin tuotoksiin, joihin projektissa pyritään eli välineisiin, joiden avulla hyödyt saavutetaan.

Lopputuloshan on aina muutos, ja muutos vaatii johtamista. Iso projekti ei ole ohjelma, mutta ison projektin vetäjälle on varmasti hyötyä ohjelmajohtamisen perusteiden tuntemisesta: muutosjohtaminen, sidosryhmien hallinta, viestintä jne. Ohjelma taas pitää usein sisällään useita projekteja. Ohjelmatiimiin kuuluu usein paljonkin väkeä, joista osa itse asiassa on projektinvetäjiä ja heidän tiimiläisiään. Näin ollen ohjelmajohtajan on tärkeää ymmärtää, miten projekteja johdetaan.

Ohjelman ja projektien välisen työnjaon tulee olla selkeästi määritelty ja molemmin puolin hyvin kommunikoitu. Lisäksi olisi tärkeää, että myös ohjelmaa ja projekteja ympäröivä organisaatio ymmärtää ohjelman tarkoituksen, ja miksi projekteja tarvitaan ohjelman toteuttamiseen ja onnistumiseen.

Jos olet kiinnostunut keskustelemaan aiheesta lisää, tule mukaan PRINCE2-viitekehyksen projektijohtamisen kursseille:

PRINCE2 Foundation (Helsinki, Turku, Kuopio, Tallinna)
PRINCE2 Practitioner (Helsinki, Turku)

Prosessijohtamisesta kiinnostuneille suosittelen lämpimästi myös Wakarun järjestämiä Prosessipäiviä, jossa teemana tänä vuonna on tiedon analysointi, kerääminen ja hyödyntäminen prosesseissa.

tarja_isosaari_400x400

Tarja Isosaari

Kirjoittaja toimii Wakaru Oy:n vanhempana konsulttina. Hän on työskennellyt projektijohtamisen parissa yli 25 vuotta ja on yksi harvoista sertifioiduista Suomen PRINCE2 -kouluttajista. 

Jos ainoa työkalusi on vasara, kaikki ongelmasi näyttävät nauloilta

Muutoksella on usein kaksi tahoa vastassaan: innostuneet, jotka toivottavat sen avosylin vastaan, sekä epäluuloiset, jotka haluavat viimeiseen asti välttää muutokseen sekaantumista. Toiset pelkäävät uusien tuulien suistavan hyväksi todetut käytännöt raiteiltaan. Toiset taas näkevät vanhat systeemit kaavoihin kangistuneina ja raskaina. Tällainen tahtojen taisto tuntuu nyt vallitsevan niin IT-palveluhallinnan maailmassa kuin projekteissakin, kun ketterät menetelmät pyrkivät ottamaan yhä suurempaa roolia. Ketteryys on minusta myös kykyä ja halua hyödyntää parhaiten kulloinkin soveltuvia menetelmiä ja työtapoja. Vasaroitahan on monenmoisia, kannattaa siis  tutustua, kokeilla ja siten kehittää omaa työkalupakkia entistä monipuolisemmaksi myös projektimaailmassa.

Patrick Becka (Director of Product Development, MBA, PMP) puki mallikaasti omiakin ajatuksiani blogin muotoon elokuun loppupuolella tekstissään ”What Agile isn’t”. Ketteryydestä on valloillaan useita käsityksiä: sekä siitä mitä se on ja mitä se ei ole, eivätkä suinkaan kaikki näistä edes pidä paikkansa. Vaikka ketterät menetelmät ajavat yksilön ja interaktiivisuuden etua, Agile ei esimerkiksi väitä prosesseja ja työkaluja irrelevanteiksi. Päinvastoin ne ovat nyt ja jatkossakin tärkeä osa organisaatioiden digitalisoitumista, joka on väistämättä meillä kaikilla edessä, kuten kollegani Veikko Nokkala kirjoitti. Becka korjaa myös vallitsevaa käsitystä siitä, että ketterät menetelmät sivuuttaisivat aina suunnitelman laatimisen tärkeyden. Tai että yhteistyö asiakkaan kanssa ylittäisi sopimusehdot.

Becka nostaa tekstissään esiin vanhan sanonnan, joka sopii tähän kuin nakutettu ”If the only tool you have is a hammer, every problem looks like a nail. (Jos ainoa työkalusi on vasara, se saa kaikki ongelmasi näyttämään nauloilta)”. Ongelman edessä et edes osaa ajatella, että voisi olla toinen – tilanteeseen parempi – keino ratkaista tuo haaste, koska koet, että sinulla on vain se vanha uskollinen vasara, jolla ne naulat on taottu takaisin paikoilleen aina ennenkin.

Olen jo aiemmin kirjoittanut siitä, ettei aina ole pakko valita vaihtoehdoista vain toista ja toimia orjallisesti sen oppien mukaan projektinhallinnassa. Olen itse työskennellyt erilaisten projektimallien ja –menetelmien maailmassa reilun neljännesvuosisadan, se on ollut melkoinen matka ja voi sanoa, että yhtä sun toista on tarttunut omaan työkalupakkiin.  PRINCE2 tuli mukaan viime vuosikymmenen puolella ja voin sanoa tuntevani sen ja sen tarjoamat mahdollisuudet  melkoisen hyvin. Olen myös omin silmin todennut sen  – oikein sovellettuna – toimivaksi menetelmäksi.

Mielenkiintoinen lisä tuotiin tarjolle, kun Axelos laajensi projektihallinnan sertifikaattitarjontaansa uudella ketterien menetelmien ja PRINCE2 yhdistelmällä eli PRINCE2 Agile näki päivänvalon. PRINCE2:n vahvuushan on projektin johtamisessa ja projektinhallinnassa (directing ja managing) ja ketteryys kohdistuu erityisesti tuotosten aikaan saantiin (delivery). Kun yhdistetään nämä kolme osa-aluetta (johtaminen, hallinta ja toteutus) järkevästi saadaan tämän päivän organisaatioita varten suunniteltu projektinhallintamalli. Hyvä käytännön esimerkki on Sony, joka näki tarvetta muuttaa käytäntöjään nopeammin muutoksiin reagoiviksi PRINCE2 Agilen avulla – toistaiseksi ratkaisu on vaikuttanut oikealta.

PRINCE2 Agilen lanseerauksessa syksyllä 2015 oli yksi iso mutta, ja arvasin sen nousevan ongelmaksi PRINCE2 Agile -sertifikaatista kiinnostuneille: kurssin sai suorittaa vain PRINCE2 Practitioner -sertifioinnin läpäisseet. Onneksi tämän huomasi ongelmaksi joku toinenkin ja Axelos on nyt lieventänyt esitietovaatimustaan vuoden 2017 loppuun. Jos olet suorittanut PRINCE2 Foundationin, voit nyt lisätä työkalupakkiisi esimerkiksi ruuvimeisselin vasaran kaveriksi, ja osallistua PRINCE2 Agileen. Wakaru järjestää kurssitoteutuksen yhdessä toimittajatahon Management Plazan kanssa 1.helmikuuta 2017.

 

tarja_isosaari_400x400Kirjoittaja toimii Wakaru Oy:n vanhempana konsulttina. Hän on työskennellyt projektijohtamisen parissa yli 25 vuotta ja on yksi harvoista sertifioiduista Suomen PRINCE2 -kouluttajista. 

Ota yhteyttä kirjoittajaan: tarja.isosaari@wakaru.fi

 

 

 

Wakaru on osa Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan verkostoa, josta löydät viimeisimmät projekti- ja portfoliojohtamisen koulutukset sekä ketterien menetelmien kurssitarjonnan.

 

Projektijohtamisen ja ketterien menetelmien liitto

Projektimaailmassa on menty kohti ketteryyttä jo tovi, ja niinpä myös perinteisten mallien on syytä seurata trendejä. Kokeneena PRINCE2®-valmentajana olen seurannut mielenkiinnolla kehitystä ja iloinen päästessäni kertomaan PRINCE2®:ssa tapahtuneista uudistuksista. Siis jotain uutta ja jotain vanhaa on tarjolla: hyvin toimivaa ei luonnollisesti kannata heittää roskikseen.

PRINCE2® tunnetaan melko perinteisenä projektinhallinnan viitekehyksenä. Tästä huolimatta se on ollut hyvin sovellettavissa ketterään maailmaan – erityisesti viimeisimmän versionsa ansiosta. Ohjeita näiden kahden, perinteisen projektinhallinnan sekä ketterien menetelmien, yhdistämiseen löytyy monelta taholta. Axelos Ltd otti kuitenkin asiakseen rakentaa näistä saumattoman kokonaisuuden ja PRINCE2 Agile™ lanseerattiiin kesällä 2015. Näen tämän uuden mallin tervetulleena PRINCE2®:n lisäpiirteenä tai uutena soveltamistapana. Jos joko PRINCE2® tai ketterät menetelmät ovat sinulle tuttuja, tai ehkä molemmatkin, suosittelen tutustumaan tähän uuteen tulokkaaseen.

PRINCE2 Agile™ on ennen kaikkea projektihallinnan menetelmä eikä suoranaisesti sovellu jokapäiväisen prosessipohjaisen työn ohjaamiseen. Projektijohtamisessa PRINCE2® on elementissään kun taas ketterien menetelmien vahvuus näkyy tulosten aikaansaamisessa. Olennaista ei kuitenkaan ole näiden kahden menetelmän käyttö yhtäaikaisesti vaan niiden miksaaminen yhteen oikealla tavalla, jotta molemmat hyötyvät toisistaan.

Uskon PRINCE2 Agile™:n olevan tulevaisuudessa hyvin varteenotettava menetelmä, kun ketterään maailmaan haetaan yhtenäistä hallintoa ja kontrollia. Niin salkunhallinnassa kuin ohjelmajohtamisessakin tarvitaan yhteisiä pelisääntöjä erityisesti johtamiseen ja ohjaukseen. Tuotoksia pitää kuitenkin saada aikaan ketterästi asiakkaan vaatimukset ymmärtäen ja viestimällä tehokkaasti. Siis kontrolloidusti ketterää! PRINCE2 Agile™:sta onkin sanottu seuraavaa: ”PRINCE2 Agile, a marriage made in heaven – well Somerset actually, and with help around the globe!”

PRINCE2® Foundation ja Practitioner -kurssit löydät Oppia.fi koulutuskalenterista. Koulutusvalikoima täydentyi syksyllä 2015 myös Contribyten ketterien menetelmien kursseilla. 

Syksyllä 2016 järjestetään ensimmäinen toteutus PRINCE2 Agile™ -kurssista!

PRINCE2 Agile™ is a trade mark of AXELOS Limited – PRINCE2® is a trade mark of AXELOS Limited

 

tarja_isosaari_400x400

Tarja Isosaari

Kirjoittaja toimii Wakaru Oy:n vanhempana konsulttina. Hän on työskennellyt projektijohtamisen parissa yli 25 vuotta ja on yksi harvoista sertifioiduista Suomen PRINCE2 -kouluttajista. 

 

 

 

 

 

Lisää tästä ja muista mielenkiintoisista aiheista: oppia.fi / koulutukset / projekti- ja portfoliojohtaminen

Kysymyksiä kouluttajalle? Laita viestiä: tarja.isosaari@wakaru.fi