Management 3.0 mullistaa johtamisen

Johtaminen on pysynyt ennallaan jo kymmeniä ellei satoja vuosia. Autoritäärinen johtaminen ja selkeät organisaatiorakenteet tulevat vaihtumaan ketterämpään, nopeammin muovautuvaan johtamiseen, jossa itseohjautuvuus ja suunnan näyttäminen ovat suurimmassa roolissa.

Management 3.0 on johtamisideologia ja joukko toimintatapoja, jotka tunnetaan uraa uurtavina tulevaisuuden tuotekehityksen toimintamalleina. Se on noussut suureen suosioon ympäri maailman, ja esimerkiksi Ruotsissa et voi välttyä joutumasta keskusteluun joka koskee Management 3.0:a!

Nykyaikaisen johtamisen edelläkävijänä tunnettu Jurgen Appelon luoma Management 3.0 on johtamisfilosofia, mutta myös joukko hyviä käytännöllisiä toimintatapoja, joilla organisaatiot voivat omaksua moderneja ihmisläheisiä ja toimivia työskentelytapoja. Yhtenä keskeisenä ähtökohtana on ketterä johtaminen, joka on todistetusti toimiva tapa tiimien ja ihmisten johtamiseen.

Management 3.0:n osa-alueina ovat on esimerkiksi kompleksisuusajattelu, sisäinen motivaatio, itseohjautuvuus ja ketterät organisaatiorakenteet. Parasta siinä on kuitenkin se, että se ei ole pelkkää ideologiaa, vaan myös hyvin käytännöllisiä toimintatapoja joiden avulla organisaatiot voivat kehittyä entistä paremmaksi.

Moderni tuotekehitys tarvitsee modernia johtamista!

Ketterien menetelmien esiinmarssi 1990-luvun puolen välin tienoilla ja niiden lopullinen läpimurto 2000-luvulla mullistivat tuotekehityksen lähtemättömästi. Nämä menetelmät osuivat niiden kannalta hyvin hedelmälliseen maaperään, jossa tuotekehityshankkeiden haasteet ja yritysten tuskastuminen kroonisiin tuotekehitysongelmiin ja niiden vakaviin seurauksiin olivat saavuttaneet tietyllä tavalla kriittisen pisteen. 

Ketterät menetelmät ovat tuottaneet organisaatioille merkittävää hyötyä ja kilpailuetua, mutta samalla ne yleiset toimintatavat millä organisaatioita johdetaan eivät ole muuttuneet millään tavalla! Kyseessä on hyvinkin kiinnostava ristiriita, joka kertoo siitä että tehokas ja toimiva tuotekehitysorganisaatio on synonyymi ketterän kehittämisen kanssa. Tämä ei pidä millään tavalla paikkaansa. Ketterä ja Lean – tekeminen mahdollistavat tehokkaan tuotekehityksen ainoastaan tuotteen tekemisen tasolla, mutta tuotekehitys on paljon enemmän kuin vain tätä. Se on kokonaisuus joka koostuu monesta liikkuvasta osasta, myös organisaation eli sen työntekijöiden johtamisesta ja heidän hyvinvoinnistaan huolehtimisesta. 

Yksi ketterän tekemisen, ja ihmisten motivoinnin ja onnellisuuden edellytyksistä on itseorganisoituvuuden mahdollistaminen. Itseorganisoituvuus, eli kykymme määritellä itse miten teemme työmme parhaaksi ja luontevimmaksi katsomallamme tavalla, on yksi modernin johtamisen ja tuotekehityksen keskeisimmistä opinkappaleista. Itseorganisoituvuus ei kuitenkaan tarkoita anarkiaa. Itseorganisoituvuus toimii parhaiten kun sovimme yhteisistä pelisäännöistä ja rajoitteista, jotka antavat meille selkeät raamit joiden puitteissa toimia. Ilman näitä, itseorganisoituvuus muuttuu helposti kaaokseksi jonka seuraukset saattavat olla hyvinkin vakavia. Siis ei näkymättömiä sähköaitoja!

Muun muassa näitä raja-aitoja opimme määrittelemään Management 3.0 kurssilla, muiden käytännöllisten ja välittömästi hyödynnettävien tekniikoiden lisäksi. Tervetuloa oppimaan!

mikko_korkala

Mikko Korkala

Kirjoittaja on pitkän linjan tuotekehitysammattilainen. Hän aloitti uransa ohjelmistosuunnittelijana, mutta löysi kutsumuksensa päädyttyään puolivahingossa ketterien- ja Lean – menetelmien pariin vuonna 2002. Mikko on työskennellyt niin kehitystiimien kuin ylimmän johdonkin kanssa ja lähestymiskulmat ketterään tekemiseen ovat sisältäneet valmentajan, kouluttajan, uusien kehitysprosessien laatijan ja tutkijan rooleja. Tutkimuksellisesta näkökulmasta Mikko on yksi ensimmäisistä jotka aloittivat ketterien menetelmien systemaattisen tutkimisen ja kehittämisen Suomessa. Mikko väitteli aiheesta myös tohtoriksi vuonna 2015.

Akuutein apu nopeasti ja kätevästi – yliopisto repäisi ja nosti chatin ykköseksi

dav

HelpDeskin arkea. Kuvassa Pekka Rundgren. Kuvaaja Kalle Liljeström.

Helsingin yliopiston IT-tuessa pantiin tuulemaan viime vuoden keväällä: chatista päätettiin tehdä tärkein akuutin avun kanava. Syksyllä 2016 yliopistolla panostettiin chatin markkinointiin suosittelemalla sitä asiakkaille aina kontaktien yhteydessä. Tuen ihmiset kävivät myös puhumassa uusille opiskelijoille eri tilaisuuksissa. Syyskuussa 2016 chat-palvelu nousikin yhteydenottomäärissä ohi puhelinpalvelun. 

Chat on ollut yliopiston suunnitelmissa jo vuodesta 2012 lähtien. Kesällä 2015 alkanut pilotti tuotti hyviä tuloksia. Ajatuksena oli selvittää, voiko chatilla vähentää puheluja, koska ne ovat yliopiston helpparille kustannuksiltaan ja agenttien kannalta tukipalvelun kuormittavin osa-alue.

Helpdeskin ryhmänvetäjän Pekka Rundgrenin päätehtävä on huolehtia helpdesk-palvelun toiminnasta ja kehittämisestä sekä asiakastyytyväisyydestä. Hänen mukaansa chat auttoi nostamaan helpdesk-palvelun uudelle tasolle ja kehittämään sitä. Agenttien työnkuva muuttui myös monipuolisemmaksi ja mielenkiintoisemmaksi.

Chatin päähyödyt?

Pekka laskettelee chatin hyötyjä: ”Puhelinyhteydenottojen määrä on tippunut melkein 40 prosenttia ja resurssien riittävyys parani, koska chat-keskusteluja voi hoitaa yhtä aikaa 4-6 kappaletta, kun puheluja voi hoitaa kerrallaan tasan yhden. Tukipyyntöjen hoitotapa ja rytmittäminen ovat nyt myös enemmän omassa hallussa, koska voimme tehdä ensimmäisen arvion kiireellisyydestä ja parhaasta hoitotavasta tehokkaammin kuin puhelimessa.”

”Chat antaa meille myös konkreettisen tavan ohjata asiakkaat ohjeistuksen ja itsepalvelun pariin, koska chat-palvelu toimii helpdesk-sivustolla, ja myös dokumentaatio syntyy suoraan chat-keskustelusta,” Pekka jatkaa. ”Ohjeistaminenkin on helppoa, koska voimme lähettää asiakkaalle linkit ohjeisiin ja neuvoa kirjallisesti ilman ylimääräistä sähköpostien lähettelyä.”

Paljon on matkan varrella opittu

”Nopea ensimmäinen vastaus asiakkaalle on erittäin tärkeä, asiakkaalle on vastattava noin minuutissa, jotta kokemus säilyy positiivisena,” Pekka kertoo ja jatkaa: ”Tiketin tekeminen chat-keskustelusta on työlästä ilman kunnon työkaluja, prosessit ja työkalut kannattaa miettiä hyvin. Myös chatin ja tiketöintijärjestelmän integraatio tarvitaan agenttien käsityön minimoimiseksi ja hyvän raportoinnin pohjaksi”

Kaiken kaikkiaan chatin kokemuksista on opittu paljon: ”Chat soveltuu hyvin ympäristöön, jossa asiakkaat ovat hyviä tuottamaan tekstiä. Kahden kyselytutkimuksen perusteella chatin kautta tulleista yhteydenotoista vähintään 90 prosenttia olisi tullut puheluna tai sähköpostina, joten pelko rajusti lisääntyvästä yhteydenottomäärästä osoittautui turhaksi”, Pekka toteaa.

Entä ne ihmiset sitten?

Pelkkänä välineenä chat ei vielä tee autuaaksi. Miten asiakkaat ja agentit ovat välineeseen suhtautuneet? Pekka vastaa: ”Chat on asiakkaiden suosikkikanava, positiivisista asiakaspalautetta tulee jatkuvasti erityisesti sen nopeudesta ja kätevyydestä. Chat on myös agenttien suosikkikanava akuuttien tukipyyntöjen hoitamiseen, koska chat on ihmiskontaktin kannalta vähemmän intensiivinen ja antaa myös agentille enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa tukipyynnön hoitamisen etenemiseen”.

”Hämmennystä on aiheuttanut tyytyväisten asiakkaiden lähettämät hymiöt, joihin emme osanneet aluksi suhtautua, nyt niitä lähetellään puolin ja toisin”, Pekka nauraa ja piirtää kädellään ilmaan hymynaaman.

Mitä jatkossa?

Ennustaminen on vaikeaa, varsinkin tulevaisuuden ennustaminen, mutta Pekalla on selkeä näkemys jatkosta ja tavoitteista: ”Jatkamme chattiin panostamista ja palvelun kehittämistä. Tavoitteena on saada vähennettyä puhelinkontaktien osuus 20:stä 10 prosenttiin kaikista tukipyynnöistä vuoden 2017 aikana”. Myös uuden chat-järjestelmän käyttöönotto ja integraation rakentaminen ITSM-järjestelmään on suunnitteilla. ”Toivoisin, että seuraava suuri askel helpdesk-palvelumme kehittämisessä olisi asiakaskokemuksen ammattimainen mittaaminen ja kehittäminen”, Pekka kertoo.

Opi lisää! Chat asiakaspalvelussa -koulutus Helsingissä!

marko-uusitalo-new

Marko Uusitalo

Pekka Rundgrenia haastatteli ja jutun kirjoitti Marko Uusitalo, Konkreetti.fi

Service Alert – Palveluportaalit tuhlaavat työntekijöiden aikaa

Screen Shot 2017-03-03 at 18.20.42HappySignals julkaisi 1.3. uuden IT-tukipalveluiden työntekijäkokemusta käsittelevän vertailutietokannan. Vertailudata on kerätty noin 100.000 työntekijältä heidän juuri saatuaan ratkaisun tikettiinsä. Vastauksia on kertynyt yli 80 maasta ja lähes kaikilta toimialoilta. Tässä tyytyväisyyskyselyssä ei kysytä vain työntekijöiden tyytyväisyyttä käytettyyn palveluun, vaan myös arviota siitä, miten paljon heiltä kului aikaa kyseisen ongelman takia.

Työntekijöiden kannalta palveluportaali on kokemukseltaan heikoin ja myös tehottomin kanava. Puhelimella asioituaan työntekijät arvoivat menettäneensä keskimäärin 2 tuntia 15 minuuttia työaikaa. Sähköpostilla vastaava arvo on 3 tuntia 23 minuuttia ja portaaleissa huolestuttavat 4 tuntia 18 minuuttia.

Vaikuttaakin siltä, että suurin osa yrityksistä on vain julkaissut portaalin, koska sellainen pitää olla olemassa. Näillä portaaleilla ei vaikuta olevan selkeää etua työntekijöille, vaan niitä on puskettu käyttöön lähinnä palvelun tuottajien motiivien perusteella. Jos tuloksia katsoo todella kriittisesti, merkittävä osa portaaleista pitäisi sulkea saman tien ja palata sähköpostien käyttöön. 

Tämä ei kuitenkaan ole suositukseni, koska osalla asiakkaistamme portaali on selkeästi paras kanava myös työntekijöiden ja heidän tehokkuutensa kannalta. Hyvään portaalin käyttökokemukseen ei kuitenkaan päädytä vahingossa vaan hyvät tulokset edellyttävät työntekijöiden ymmärtämistä ja heidän ottamistaan mukaan palveluiden suunnitteluun.

Meidän tavoitteemme on kaikessa, mitä teemme auttaa asiakkaitamme parantamaan työntekijäkokemusta. Tämä koulutus on yksi osa tuota tavoitetta. Oppia.fi:n kanssa järjestettävillä kursseilla tarjoamme pikastartin yhtiöille, jotka haluavat portaalistaan maksimaalisen hyödyn. Ja ei, emme ole myymässä teille portaalisuunnitteluprojektia, koska emme sitä enää teen. Tämä onkin siten ainutlaatuinen tilausuus kuulla tiivistetysti se, mitä haastattelemamme 500 erilaista työntekijää aina paperimiehistä pankkiireihin ovat meille opettaneet.

Lisäksi tiedoksi, että yllä mainittu vertailutieto on jatkuvasti ja ajantasaisena saatavilla osoitteessa http://happysignals.com

Toivottavasti pääsette mukaan kurssille!
Sisäisen palveluportaalin suunnittelu (seuraava toteutus 4.5.2017)

sami_kallio

Sami Kallio, toimitusjohtaja, HappySignals

Miten pitää osallistujat hereillä, kun pidät webinaaria tai Skype-koulutusta?

Skype-koulutusten tai webinaarien pitäminen voi välillä tuntua yksinpuhelulta. Kun kuulijoilta ei saa vastakaikua, on vaikea tietää, kiinnostaako aihe ja eteneekö liian hitaasti tai liian nopeasti. Välillä ehkä käy mielessä, että onkohan joku laittanut äänen pois ja tekee samalla ihan muita juttuja. Todennäköisesti myös sinulla itselläsi on kokemusta webinaarista tai skype-koulutuksesta, jossa kouluttaja ei ole onnistunut pitämään sinun mielenkiintoasi yllä?

Mikä avuksi kouluttajalle? Skype-kouluttaja toimii kovassa kilpailutilanteessa. Ihmiset pitkästyvät nopeasti ja alkavat tehdä jotain muuta, jos koulutus junnaa eteenpäin tai näkymä ruudulla ei vaihdu muutamaan minuuttiin.

Ennen kuin pidät etäkoulutuksia, tee ainakin nämä:

  1. Harjoittele koulutusta ennen kuin pidät sen oikealle yleisölle. Pyydä testiyleisöä kirjaamaan ylös, missä kohdassa etenit liian hitaasti ja milloin oli vähän tylsää. Pyydä heiltä rehellistä palautetta ja kehitysideoita.
  1. Laita PowerPointiin vähemmän tekstiä ja enemmän tapahtumia. Etäosallistuja ei yleensä näe sinua tai muita osallistujia. Ainoa, mitä hän voi katsella, on ruutu. Siinä pitää tapahtua jotain koko ajan ja sen pitää kertoa kuulijalle, mistä puhut sillä hetkellä. Käytä sisääntulo- tai himmennysanimaatiota ja tuo bulletit näkyviin yksi kerrallaan. Käytä laatikoita, nuolia, korostuksia ja muita visuaalisia keinoja, jotka tekevät esityksen seuraamisesta vaihtelevaa ja mielenkiintoista. Älä kuitenkaan kikkaile eri ominaisuuksilla vain kikkailun vuoksi, vaan käytä niitä järkevästi.
  1. Aktivoi osallistujat teettämällä kyselyitä tai pyytämällä vastaamaan kysymyksiin chatissä. Samalla näet kuinka moni kuulijoista on yhä hereillä. Voit myös pyytää välitauon aikana palautetta ja kysyä onko tahti sopiva, liian hidas tai nopea.
  2. Kuuntele omaa ääntäsi. Ääni on työkalusi. Äänitä esitys esimerkiksi kännykällä, jolloin kuulet ja näet myös, miten paljon vaihtelua äänessäsi on. Samalla voit tarkistaa, kuinka paljon aikaa tarvitset tietyn asian kertomiseen. Käytä äänen eri sävyjä, volyymia, nopeutta ja taukoja.
  1. Voit myös pyytää asiantuntijaa avuksi. 2-3 tunnin henkilökohtaisessa valmennuksessa saat jo ison liudan asiantuntijavalmentajan vinkkejä, joiden avulla skype-koulutusten pitäminen ja suunnittelu on jatkossakin helpompaa. Loppupelissä säästät omaa aikaasi valmistelussa ja saat kuulijatkin pysymään hereillä.

Koulutuksen loppuun on hyvä laittaa kysely, jossa pyydät arviota etenemistahdista, sisällön kiinnostavuudesta, diojen toimivuudesta ja mielenkiinnon säilymisestä.  Näin kehityt edelleen.

Mieti myös, mitä itse teet Skype-esitysten ja webinaarien aikana. Mikä saa sinut pysymään hereillä? Ja tehoaako samat keinot kaikkiin ihmisiin, vai onko yleisössäsi mahdollisesti erilaisia kuulijoita tai oppijoita kuin itse olet?  Jos erilaiset oppimistyylit kiinnostavat, löytyy siitä paljon tietoa netistä, ja aiheesta on myös useita webinaareja!

Tervetuloa oppimaan lisää:

Julkaistaan pian! Virtuaalikouluttajan koulutustaidot -kurssi
Kouluttajakoulutus laite- ja järjestelmäkouluttajille  (seuraava toteutus 23.3.2017)
Uutuus! Asiakaspalvelijan verkkokurssi

 

selene_marckwort_200x200

Selene Marckwort

Kirjoittaja on kokenut ja pidetty koulutussuunnittelija, jolla on takanaan 25 vuoden koulutuskokemus. Selene on erikoistunut esiintymistaito-, kouluttaja-, asiakaspalvelu- sekä vuorovaikutuskoulutuksiin. Hän on kirjoittanut kokemuksistaan kouluttajille ja esiintyjille tarkoitetun ”Kehitä esiintymistaitoja” –kirjan, joka ilmestyi kesällä 2013. Kouluttajana Selene on innostava, aktivoiva ja mukaansatempaava.

 

Marckwort Koulutusyhtiöt on yksi Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan 50:stä koulutuskumppanista. Tutustu tapahtumiin, kursseihin, webinaareihin ja digitaaliseen sisältöön www.oppia.fi

Miksi avoimen lähdekoodin käyttö kannattaa

Avoimen lähdekoodin hyödyntäminen ohjelmistokehityksessä on nykyisin hyvin yleistä, eikä syyttä. Avoimen lähdekoodin turvin on saatavilla runsaasti laadukkaita ohjelmistokomponentteja hyvin monipuolisesti. Tarjolla on kaikkea kirjastoista ohjelmistokokonaisuuksiin. Tällaisten ilmaisten ja helposti saatavilla olevien komponenttien käyttäminen voi nopeuttaa ohjelmistokehitysprojekteja huomattavasti. Yrityksen ei yksinkertaisesti ole järkevää koodata itse sellaista minkä joku muu on jo koodannut, varsinkin jos se on saatavilla ilmaiseksi ilman yrityksen toimintaa haittaavia rajoituksia.

Kaikki eivät kuitenkaan hyödynnä avoimen lähdekoodin tarjoamia mahdollisuuksia. PRH arvioi, että noin 30% Suomessa tapahtuvasta tuotekehityksestä on päällekkäistä, eli kehitetään sellaista minkä joku muu on jo kehittänyt. Tällainen päällekkäiskehitys ei yleensä ole järkevää resurssien käyttöä, ei yksittäisen yrityksen kannalta, eikä yhteiskunnallisesti. Joskus päällekkäistä tuotekehitystä ei kuitenkaan voi välttää. Näin käy esimerkiksi silloin kun aikaisempi tuote ei ole saatavilla tai sen lisensoinnista ei päästä tyydyttävään sopimukseen.

Avoin lähdekoodi kuitenkin tuo sen turvin julkaistun tuotteen kaikkien saataville ilmaiseksi. Koska erillisiä sopimusneuvotteluja ei tarvita, eikä tuotteesta tarvitse maksaa, on käyttöönottokynnys matala. Vaikka avoin lähdekoodi onkin ilmaista, voi monia avoimen lähdekoodin komponentteja käyttää maksullisissa tuotteissa. Varsinkin avoimen lähdekoodin ohjelmistokirjastot soveltuvat lähes aina myös suljetun kaupallisen ohjelmiston yhteydessä käytettäväksi. Muiden avoimen lähdekoodin komponenttien kohdalla on enemmän vaihtelevuutta.

Osa avoimen lähdekoodin lisensseistä vaatii, että avoin lisenssi periytyy kaikille ohjelmistoille, jossa kyseisen lisenssin alaisia komponentteja on käytetty (ns. copyleft lisenssit). Tämäkään ei kuitenkaan tarkoita, etteikö tuote voisi tuottaa liikevaihtoa. Tällaisten tuotteiden kaupallistaminen vaatii vain hieman epäkonventionaalisen ansaintalogiikan soveltamista.

Esimerkiksi Linux-kernel ja kaikki siihen perustuvat ohjelmistot ovat avoimen lähdekoodin (GNU GPLv2) alaisia tuotteita. Silti on olemassa maksullisia, varsinkin yrityskäyttöön suunnattuja Linux jakeluita. Näissä tuotteissa kaupallinen arvo muodostuu siitä, että järjestelmä on valmiiksi konfiguroitu ja siihen on asennettu tarpeelliset paketit. Lisäksi tuotekokonaisuus on huolellisesti testattu ja hinta sisältää teknisen tuen.

Myös Googlen Android®-käyttöjärjestelmä on Linux-pohjainen ja kuuluu avoimen lähdekoodin piiriin. Silti se on merkittävä tulonlähde Googlelle. Vaikka Google ei voikaan estää kolmansia osapuolia käyttämästä ja jakamasta järjestelmää, voi se kontrolloida tavaramerkkejään ja omia palveluitaan (esim. Play Store). Sanamerkki Android® sekä vihreä robottilogo ovat Googlen omistamia ja tarkkaan kontrolloimia tavaramerkkejä, joiden käyttö edellyttää tiukkojen ehtojen täyttymistä. Tällä Google käytännössä hallitsee koko Android® alustan käyttöä, sillä laitevalmistajien ja muiden kumppaneiden olisi vaikea myydä kuluttajille Android tuotteita ilman Googlen tavaramerkkejä tai palveluita.

Myös muita mahdollisuuksia ilmaisen tuotteen kaupallistamiseen on, vain mielikuvitus on rajana. Avoin lähdekoodi toki soveltuu myös perinteiseen suljetun lähdekoodin ohjelmistojen kehittämiseen, mutta silloin täytyy välttää copyleft-lisenssien käyttöä. Joskus voi myös olla mahdollista eristää tietyt ohjelmiston osat toisistaan siten, että copyleft-lisenssin käyttö yhdessä ohjelmiston osassa ei tuo koko ohjelmistoa avoimen lähdekoodin piiriin.

Perehtymällä avoimen lähdekoodin lisenssityyppeihin ja niiden ominaisuuksiin voitte määritellä oman yrityksenne liiketoimintamalliin sopivat ja epäsopivat avoimen lähdekoodin lisenssityypit sekä hyödyntää avoimen lähdekoodin komponentteja turvallisin mielin.

Tervetuloa keskustelemaan aiheesta tuleville kursseille:
Introduction to IPR – Immateriaalioikeuden perusteet
Software IPR Fundamentals – immateriaalioikeudet ohjelmistokehityksessä

Tulossa myös maksuton webinaari avoimen lähdekoodin hyödyntämisestä, seuraa webinaarikalenteria!

rasmus_kouluttajakuva

Rasmus Saviranta

Kirjoittaja on kansainvälisen taustan omaava IPR juristi. Vuodesta 2015 asti hän on toiminut Claystrand Consultingissa IPR-asiantuntijana ja -konsulttina sekä IPR-kouluttajana.

Ota yhteyttä:
rasmus.saviranta@claystrand.com

LinkedIn

Claystrand Consulting on yksi Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan 50:stä kouluttajakumppanista! Tutustu tapahtumiin, koulutuksiin ja digitaalisen sisällön tarjontaan www.oppia.fi

Standardien merkitys kokonaisarkkitehtuurityössä

Kokonaisarkkitehtuuriin liittyvistä standardeista tunnetuin lienee TOGAF®. Kuvauskieltä standardoiva ArchiMate® taas on hieman vähemmän tunnettu. Jotkut lukevat JHS179-suosituksen standardeihin, vaikka se on lähinnä suositus. JHS179:n perusteella ollaan tuottamassa JHS198:a, joka on ns. ”tekninen eritelmä” eli standardi. Standardien joukko on siis jossain määrin kirjava, joissain puhutaan enemmän työtavoista ja muista parhaista käytännöistä, joissain taas on standardoitu tuotosten formaatti. Teknisistä standardeista olemme jo oppineet, että standardien ansiosta asiat toimivat paremmin yhteen, kun kaikki osapuolet noudattavat samaa standardia.

Open Groupin linjaus on selvä. TOGAF on menetelmä ja ArchiMate on kuvauskieli. Tähän suuntaan ollaan menossa. Mitä ArchiMate kuvauskielenä tarkoittaa? Kukin elementti (kaikki ne laatikot ja soikiot, joita arkkitehtuurikuvissa käytetään) on standardoitu. ArchiMate:lla tehdyt arkkitehtuurikuvat näyttävät siis lukijan silmään samalta. Myös kuvissa käytetyillä nuolilla ja viivoilla on tarkkaan määritelty merkitys. Tämä helpottaa arkkitehtuurin viestintää. Riittää, että osaa lukea yhdenlaisia kuvia. Vähän samaan tapaan kuin rakennuspiirustuksissa. Ei kirvesmiehillekään tule milloin mitäkin kuvia tulkittavaksi.

Kokonaisarkkitehtuuria eli arkkitehtuurikuvia tehdään erilaisilla mallinnusvälineillä (Suomessa käytössä olevia mallinnusvälineitä ovat mm. QPR, Sparx, ARIS, BiZZdesign). Toki ennen ArchiMate-kuvauskieltä on ollut jonkinlaisia standardeja, mutta ei niin kattavia. Niinpä ennen kullakin mallinnusvälineellä oli perinteisesti oma tapansa kuvata arkkitehtuuria ja yksi osa mallinnusvälineen opettelua oli opetella siellä käytetty kuvaustapa. Koska mallinnusväline on organisaatiossa käytössä useita vuosia, ei tästä ollut merkittävää haittaa. Riittää toki, että organisaatiossa osataan sinne valitut mallinnusvälineet, ei ole tarpeen hallita kaikkia mahdollisia. Nykyisin tilanne on kuitenkin toinen, käytetään yhä enemmän konsultteja ja vaihtavat ne omatkin työntekijät silloin tällöin työpaikkaa.

Osaamista on huomattavasti helpompi hankkia ja ylläpitää, jos mallinnustapa pohjautuu avoimeen standardiin. Standardi itsessään löytyy netistä ja myös sen hyödyntämistä tukevaa dokumentaatiota on tarjolla runsaasti. Jos ei halua opetella asioita itsekseen, on tarjolla kursseja. Osaamisen voi mittauttaa suorittamalla sertifikaatin. Tämä tekee myös konsultoinnin ostajan elämän helpoksi. On olemassa selkeät kriteerit, joita voi toimittajilta edellyttää. On tämä konsultointitaloillekin hyvä juttu. Osaaminen on nimittäin melko helposti hankittavissa, jos vain tahtoa löytyy.

Mallinnusvälinettä valittaessa tyypillinen asiakasorganisaation toive on, että ei ajauduttaisi toimittajaloukkuun, vaan voitaisiin tarvittaessa vaihtaa väline toiseen ilman isompaa tuskaa. Toimittajaloukku voi syntyä monella tavalla, eikä ArchiMate luonnollisestikaan tuo ratkaisua kaikkeen, mutta tietojen siirtoon on olemassa ArchiMate Model Exchange File Format. Siirtotiedosto toimii siten, että mallinnusvälineessä oleva sisältö kirjoitetaan tiedostoon (export), avataan toinen mallinnusväline ja imaistaan sisältö sinne (import). Ja se toimii! Siirsimme nimittäin Coalassa kokeeksi yhden asiakkaan arkkitehtuurikuvaukset välineestä toiseen. Tähän meni semmoiset viisi minuuttia. Toimiiko tämä kaikkien välineiden välillä? Ei välttämättä. Vaikka monellakin välineellä voi piirtää ArchiMate:n näköisiä kuvauksia, eivät kaikki välineet välttämättä toteuta kaikkia standardin vaatimuksia, eli tuota mainittua siirtotiedostoa.

Julkishallinnossa on käytössä JHS179 ja JHS198 on tulossa. Tarvitaanko siellä näitä standardeja? JHS179 ei määrittele kuvauskieltä, vaan (yllätys, yllätys) pohjautuu ArchiMate:en. Niinpä ei riitä, että perehtyy JHS-suosituksiin, vaan on hallittava myös sen pohjalla olevat standardit.

Kuten mainitsin jo aikaisemmin, standardien soveltamiseen löytyy koulutusta. Coalan tarjonnassa on mm. Johdanto ArchiMate® 3 kuvauskieleen. Sertifiointiin johtavaa kurssia meillä ei vielä ole, koska uusimpaan standardin versioon ei ole vielä sertifiointia ja vanhoja standardeja ei oikein kannata opiskella. Jos taas kokonaisarkkitehtuuritoiminnon pystyttäminen tai välinevalinta askarruttaa, on meillä siihenkin useita kursseja.

Anna_Aaltonen

Anna Aaltonen

Kirjoittaja on kokonaisarkkitehti ja konsultti Coalasta. Hänellä on yli 15 vuoden kokemus arkkitehtuurityöstä sekä organisaation omana arkkitehtinä että konsulttina. Anna tuntee kokonaisarkkitehtuurin työtavat ja välineet ja on soveltanut niitä erilaisissa organisaatioissa ja käyttötilanteissa. Anna myös harrastaa arkkitehtuuria toimimalla Kokonaisarkkitehtuurin osaamisyhteisössä ja irrottautuu työasioista koirien MH-luonnekuvausten parissa.

 

 

 

Arvostava esimies rakentaa yhdessä tekemisen kulttuuria joka päivä

Helsingin Sanomissa käytiin syyskuussa 2016 keskustelua työhyvinvoinnista – lähinnä siitä näkökulmasta, paljonko työpahoinvointi tulee yhteiskunnalle maksamaan. Summat ovat vaihdelleet, mutta on puhuttu kymmenistä miljardeista euroista vuositasolla.

Työpahoinvoinnin euromääräisten summien lisäksi kyse on erityisesti käänteisestä asiasta eli työhyvinvoinnista – siitä, miten ihmiset voivat, jaksavat, innostuvat ja tekevät työnsä ja siitä, miten paljon tuottavampaa hyvällä mielellä tehty työ on.

Työn tekemisen tarkoitus on tehdä työtä, työhön ei lähtökohtaisesti mennä viihtymään vaan tekemään työtä mutta työstä saa nauttia ja työssä saa tuntea olonsa turvalliseksi ja hyväksi. Useimmiten työtä tehdään yhdessä, vain jokunen prosentti työtätekevistä ihmisistä työskentelee yksin – voimme siis puhua kanssakäymisen työkulttuurista.

Millä tavalla rakennamme yhdessä tekemisen työkulttuuria ja mitä sitten, kun hankaluuksia, ristiriitoja tai väärin ymmärryksiä tulee ja tapahtuu? Haasteellisissakin tilanteissa on mukana aina myös mahdollisuus päästä eteenpäin kohti parempaa lopputulosta.

Ennakointi, yhteiset pelisäännöt, ripeä puuttuminen ja ratkaisukeskeinen rakentava palaute, ovat esimiehen avaintaitoja. Arvostava ote hankalissa tilanteissa avaa näkökulmia ja helpottaa ratkaisun löytämistä. Kiitos ja onnistumisten huomaaminen ja sen ääneen sanominen kantaa eteenpäin.

Arjen onnistumisia ja työn tekemisen kulttuuria rakennetaan joka päivä, pienin askelin. Korjataan mitä korjattavaa on, vahvistetaan niitä asioita ja tapoja, jotka ovat toimivia ja joiden koetaan olevan kunnossa.

Arvostava esimies – haastavat tilanteet koulutus Tampereella. Katso uusin toteutus täältä ja ilmoittaudu mukaan!

Luotain on yksi Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan 50:stä koulutuskumppanista. Tutustu Luotaimen koko koulutustarjontaan täältä!

na%cc%88ytto%cc%88kuva-2017-02-05-kello-12-09-41

Tuula Kiuru-Ahvonen

Kirjoittaja on ollut työelämässä yli 30 vuotta hyvin monenlaisissa rooleissa ja tehtävissä: työntekijänä, päällikkönä, esimiehenä, johtajana, yrittäjänä, hallituksissa ja johtoryhmissä. Kaikkia hänen töitään on yhdistänyt toisaalta kiinnostus ihmisiin, ihmisten motivaatiotekijöihin, esimiestyöhön sekä toisaalta vastuunotto ja kehittäminen sekä näiden edellytysten vahvistaminen työyhteisöissä.

Kirjoitus on julkaistu alunperin Luotaimen omilla kotisivuilla.