Akuutein apu nopeasti ja kätevästi – yliopisto repäisi ja nosti chatin ykköseksi

dav

HelpDeskin arkea. Kuvassa Pekka Rundgren. Kuvaaja Kalle Liljeström.

Helsingin yliopiston IT-tuessa pantiin tuulemaan viime vuoden keväällä: chatista päätettiin tehdä tärkein akuutin avun kanava. Syksyllä 2016 yliopistolla panostettiin chatin markkinointiin suosittelemalla sitä asiakkaille aina kontaktien yhteydessä. Tuen ihmiset kävivät myös puhumassa uusille opiskelijoille eri tilaisuuksissa. Syyskuussa 2016 chat-palvelu nousikin yhteydenottomäärissä ohi puhelinpalvelun. 

Chat on ollut yliopiston suunnitelmissa jo vuodesta 2012 lähtien. Kesällä 2015 alkanut pilotti tuotti hyviä tuloksia. Ajatuksena oli selvittää, voiko chatilla vähentää puheluja, koska ne ovat yliopiston helpparille kustannuksiltaan ja agenttien kannalta tukipalvelun kuormittavin osa-alue.

Helpdeskin ryhmänvetäjän Pekka Rundgrenin päätehtävä on huolehtia helpdesk-palvelun toiminnasta ja kehittämisestä sekä asiakastyytyväisyydestä. Hänen mukaansa chat auttoi nostamaan helpdesk-palvelun uudelle tasolle ja kehittämään sitä. Agenttien työnkuva muuttui myös monipuolisemmaksi ja mielenkiintoisemmaksi.

Chatin päähyödyt?

Pekka laskettelee chatin hyötyjä: ”Puhelinyhteydenottojen määrä on tippunut melkein 40 prosenttia ja resurssien riittävyys parani, koska chat-keskusteluja voi hoitaa yhtä aikaa 4-6 kappaletta, kun puheluja voi hoitaa kerrallaan tasan yhden. Tukipyyntöjen hoitotapa ja rytmittäminen ovat nyt myös enemmän omassa hallussa, koska voimme tehdä ensimmäisen arvion kiireellisyydestä ja parhaasta hoitotavasta tehokkaammin kuin puhelimessa.”

”Chat antaa meille myös konkreettisen tavan ohjata asiakkaat ohjeistuksen ja itsepalvelun pariin, koska chat-palvelu toimii helpdesk-sivustolla, ja myös dokumentaatio syntyy suoraan chat-keskustelusta,” Pekka jatkaa. ”Ohjeistaminenkin on helppoa, koska voimme lähettää asiakkaalle linkit ohjeisiin ja neuvoa kirjallisesti ilman ylimääräistä sähköpostien lähettelyä.”

Paljon on matkan varrella opittu

”Nopea ensimmäinen vastaus asiakkaalle on erittäin tärkeä, asiakkaalle on vastattava noin minuutissa, jotta kokemus säilyy positiivisena,” Pekka kertoo ja jatkaa: ”Tiketin tekeminen chat-keskustelusta on työlästä ilman kunnon työkaluja, prosessit ja työkalut kannattaa miettiä hyvin. Myös chatin ja tiketöintijärjestelmän integraatio tarvitaan agenttien käsityön minimoimiseksi ja hyvän raportoinnin pohjaksi”

Kaiken kaikkiaan chatin kokemuksista on opittu paljon: ”Chat soveltuu hyvin ympäristöön, jossa asiakkaat ovat hyviä tuottamaan tekstiä. Kahden kyselytutkimuksen perusteella chatin kautta tulleista yhteydenotoista vähintään 90 prosenttia olisi tullut puheluna tai sähköpostina, joten pelko rajusti lisääntyvästä yhteydenottomäärästä osoittautui turhaksi”, Pekka toteaa.

Entä ne ihmiset sitten?

Pelkkänä välineenä chat ei vielä tee autuaaksi. Miten asiakkaat ja agentit ovat välineeseen suhtautuneet? Pekka vastaa: ”Chat on asiakkaiden suosikkikanava, positiivisista asiakaspalautetta tulee jatkuvasti erityisesti sen nopeudesta ja kätevyydestä. Chat on myös agenttien suosikkikanava akuuttien tukipyyntöjen hoitamiseen, koska chat on ihmiskontaktin kannalta vähemmän intensiivinen ja antaa myös agentille enemmän mahdollisuuksia vaikuttaa tukipyynnön hoitamisen etenemiseen”.

”Hämmennystä on aiheuttanut tyytyväisten asiakkaiden lähettämät hymiöt, joihin emme osanneet aluksi suhtautua, nyt niitä lähetellään puolin ja toisin”, Pekka nauraa ja piirtää kädellään ilmaan hymynaaman.

Mitä jatkossa?

Ennustaminen on vaikeaa, varsinkin tulevaisuuden ennustaminen, mutta Pekalla on selkeä näkemys jatkosta ja tavoitteista: ”Jatkamme chattiin panostamista ja palvelun kehittämistä. Tavoitteena on saada vähennettyä puhelinkontaktien osuus 20:stä 10 prosenttiin kaikista tukipyynnöistä vuoden 2017 aikana”. Myös uuden chat-järjestelmän käyttöönotto ja integraation rakentaminen ITSM-järjestelmään on suunnitteilla. ”Toivoisin, että seuraava suuri askel helpdesk-palvelumme kehittämisessä olisi asiakaskokemuksen ammattimainen mittaaminen ja kehittäminen”, Pekka kertoo.

Opi lisää! Chat asiakaspalvelussa -koulutus Helsingissä!

marko-uusitalo-new

Marko Uusitalo

Pekka Rundgrenia haastatteli ja jutun kirjoitti Marko Uusitalo, Konkreetti.fi

Kunnallisten service deskien aallonharjalla

KuntaPron service desk on tehnyt lähivuosina rohkeasti uudistuksia ja haluaa näyttää esimerkkiä muille kunnallisille palvelukeskuksille. Kehittymisessä koulutustyö on ollut suureksi avuksi.

Yli neljä vuotta KuntaProssa työskennellyt, tänä päivänä järjestelmäpäällikön titteliä kantava, Marko Vuorinen, vaikuttaa ilmeisen tyytyväiseltä lähivuosina työpaikallaan tehtyihin muutoksiin. KuntaPron service desk, eTiski, palvelee kaupungin ja kuntien henkilökuntaa kahdeksatta vuotta. Vuorisen mukaan eTiski on nyt Suomen ensimmäinen kunnallisen palvelukeskuksen keskitetty asiakaspalvelupiste.

”Ihan samantyyppistä ei ainakaan itselle ole tullut vielä vastaan”, Vuorinen sanoo. ”Trendi on kuitenkin selvästi nouseva, sillä monessa kaupungissa ollaan parhaillaan perustamassa vastaavanlaisia. Puolin ja toisin on vierailtu ja jaettu kokemuksia.”

KuntaPron eTiski tuottaa tukipalveluita pääosin henkilöstöhallinnan ja taloushallinnon järjestelmiin sekä ICT-puolelle. Suurimmat asiakassektorit kuuluvat Satakuntaan, Kanta-Hämeeseen ja Keski-Uusimaahan. Arkea eTiskissä pyörittää kymmenhenkinen tiimi, joka vastaanottaa asiakaskontakteja yhä enenevissä määrin sähköisiä kanavia pitkin puheluihin vastaamisen sijaan.

HDI Nordicin koulutuksista tuulta purjeisiin

”Koko KuntaPron tasolla on rakennettu mallia, jonka mukaan palvelupyynnöt ohjataan eri tahoille, ratkaistaan ja seurataan ratkaisuun menevää aikaa”, Vuorinen kertoo. ”Meidän toiminta perustuu käytössä hyväksi havaittuihin malleihin ja kyllähän siellä ITIL-viitekehys taustalla kummittelee”, Vuorinen nauraa.

Vuorisen mukaan KuntaProssa vaihtuvuus on ollut vuosien varrella vähäistä, mutta viimeisen vuoden sisällä joukkoon on palkattu uusia vahvistuksia. Haasteena on ollut erilaisten yrityskulttuuritaustojen yhteensovittaminen ja yhteisten toimintatapojen löytäminen.

”Palvelupyyntöjen käsittelyssä ja asiakaspalvelussa HDI Nordic (nyk. Wave) on ollut aivan keskeinen yhteistyökumppani meille. Yhdessä on luotu sellainen perustaso, joka vähintään meidän henkilöstön tulee tuntea.”

Kahden päivän peruskoulutus on Vuorisen mukaan tärkeä edellytys yhdessä työskentelylle. Kymmenkunta on halunnut kurssin lisäksi vielä suorittaa HDI-sertifikaatin todisteeksi osaamisestaan. Kun kaikki käyvät saman peruskurssin, jossa termit ja käytännöt tehdään tutuiksi, opitaan samalla myös yhteinen kieli, joka helpottaa työskentelyä tiiminä.

”Moni tulee peruskurssin jälkeen kysymään, että koska saa suorittaa ITIL Foundationin, joka on tästä sitten se seuraava askel”, Vuorinen sanoo.

Osana suurempaa kokonaisuutta

Vuorinen on KuntaPron uudistumiseen varsin tyytyväinen: palvelunhallintamalli on auttanut kanavoimaan, mittamaan ja seuraamaan työtä kokonaisuutena. Tiedolla johtamisesta on muodostunut tukeva kivijalka koko organisaation toiminnalle.

Keväällä 2015 KuntaPron eTiski osallistui Vuorisen johdolla Vuoden Service Desk -kilpailuun, joka osaltaan auttoi oikean suunnan hakemisessa. Vaikka voitto meni tänä vuonna toiseen osoitteeseen, tarjosi kilpailu ennen kaikkea mahdollisuuden saada perusteellinen arvio oman service desk -pisteen toiminnasta.

”Näen tärkeänä, että osallistuimme, sillä saimme hyviä askelmerkkejä: vahvistusta sille, mitä on tehty oikein, mutta myös suuntaa sille, mitä kannattaa seuraavan kahden vuoden aikana tehdä. Seuraavan vuoden sisällä pyrimme vahvistamaan sitä ensimmäisen kontaktin kokemusta eli miten asiat saataisiin nopeammin käsittelyyn ja nopeammin ratkaistua”, Vuorinen maalailee tulevaa.

”Olemme onnellisessa asemassa, sillä meillä on niin johdon kuin asiakkaiden tuki tässä kehitystyössä. Nyt kun julkisuudessakin on puitu näitä kunta-alan muutoksia ja rohkeita ratkaisuja tarvitaan, pääsemme vaikuttamaan myös siihen keskusteluun työpanoksellamme.”

Tämä kirjoitus on julkaistu alunperin helmikuussa 2016. HDI Nordic on tammikuussa 2017 fuusioitu Wakaru Osakeyhtiöön ja jatkaa toimintaansa nimellä Wakaru Asiakaspalveluverkosto Wave. Tutustu tästä!

markovuorinen

Marko Vuorinen työskentelee KuntaPron Service Deskille järjestelmäpäällikkönä. Kuva: Janne Lehtinen

Kehitä service deskiäsi kisaamalla

Miten on teidän service deskinne kilpailukyvyn laita? Onko jo tehty ylimääräisiä tunteja tai vuodatettu hikeä liikuntapäivänä? Olisiko kilpailukyky jopa siinä kunnossa, että uskaltaisitte lähteä kisaamaan Vuoden Service Desk 2017 -tittelistä?

Oli kyvykkyys huipussaan tai ei, kannattaa lähteä mukaan! Väitän, että voitto ei ole tässä kisassa tärkeintä, vaan kaikki se hyöty, jonka kisaaja saa oman toimintansa ulkopuolisesta arvioinnista. Kokemusteni perusteella finaaliin päässeille jo pelkästään kisaan kuuluva itsearviointi on ollut osallistujille hyvin valaisevaa.

Jokainen finaaliin päässyt saa auditoinnista myös loppuraportin.  Siitä voi noukkia ”rusinat pullasta”, eli hyödyntää niitä kehitysideoita tai korjauksen kohteita, jotka itsestä tuntuvat omalle toiminnalle sillä hetkellä sopivilta. Kisan auditoijilla Liisa Torkkelilla ja allekirjoittaneella on pitkä ’kisakokemus’ ja myös alan tuntemus: toimimme molemmat service desk -alueen kouluttajina. Liisalla on kokemusta myös käytännön service desk -työstä sekä vastuuhenkilönä että konsulttina. Tästä on suuri hyöty auditoinnissa ja raportin laadinnassa.

Tietysti jos vielä sattuu voittamaan kisan, se on totta kai kunnianosoitus tehdylle työlle ja piristysruiske motivaatiolle. Teinkin pikagallupin parin viime vuoden voittajien fiiliksistä ja kyselin kuulumisia:

Viime vuoden voittajan Fujitsun 24/7 service deskin vetäjä Pauli Ketolainen kertoi kisasta saadun hyödyn olevan moninainen: ”Parhaiten hyöty näkyy päivittäisessä tekemisessä. Voitto vahvisti ryhmän uskoa siihen, että olemme tehneet oikeita asioita ja suunta on ollut oikea. Myös ylpeys omaan tekemiseen kasvoi. Olemme parhaita!”, Pauli kuvaili voittajan tunnelmia ja jatkoi: ”Omaan johtamiseen ja kehittämiseen sain myös suuresti apua; annetut parannuskohteet olivat konkreettisia ja niiden hyöty helposti ymmärrettävissä. Nämä auttavat huomattavasti kehittämään palvelua tulevaisuudessa.”

Edellisvuonna voiton vei CGI, jonka Production Director Kimmo Metso valotti kisaan lähtemisen syitä: ”Meille lähtökohta oli meidän benchmarkkaus, ja tiedossa oli, että saamme kattavan raportin toiminnastamme service deskinä – oli meidän sijoittuminen sitten mikä tahansa. Toki, emmehän me olisi lähteneet kisaan, jos emme olisi olleet luottavaisia siitä, että toimimme niin kuin service deskin tulee toimia.”

Kimmo uskoo, että kaikki service deskit hallitsevat perusprosessit ja mittaukset, mutta CGI satsasi asioihin, joilla on vaikutusta laatuun: ”Meillä oli pohjana tiettyjen asioiden ja toimintatapojen painotus sekä niiden viilaus, joita toimme kisassakin esille, ja jotka myös nousivat esille loppuraportoinnissa myönteisellä tavalla” hän kertoi.

Myös jälkeenpäin kisa antoi kättä pidempää: ”Kotiläksyjä kisasta jäi myös eli tuo auditointiraportti on ollut meillä käytössä, kun olemme katsoneet asioita eri kantilta: missä voisimme kehittää, mistä voisimme luopua, mitä tarvitsemme lisää.”

—–

Vuoden Service Desk -kisan arviointi pohjautuu alan parhaisiin käytäntöihin kuten HDI:n kansainväliseen tukipalvelustandardiin, ISO/IEC 20000 -standardiin ja ITIL-viitekehykseen. Lisätietoa kisasta ja käytännöistä täältä!

 

marko-uusitalo-new

Marko Uusitalo

Kirjoittaja on kouluttanut asiakas- ja tukipalveluja kohta jo parikymmentä vuotta. Service deskeille Marko on kouluttanut pääasiassa viestintää ja asiakaspalvelutaitoja. Markon valmennuksiin on kuulunut myös HDI:n kansainvälinen SCA-sertifikaatikoulutus, joka perustuu kisankin taustalla olevaan HDI:n tukipalvelustandardiin. Vuoden Service Desk -kisan auditoijana hän on toiminut 4 kertaa.

marko.uusitalo@konkreetti.fi

LinkedIn

Lisää asiakaspalveluaiheisia koulutuksia Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupassa!

HDI Nordic Oy on nyt Wave

wave_paabanneri_950x

HDI Nordic Oy on fuusioitu Wakaru Osakeyhtiöön, ja tästä lähtien Wakarun Asiakaspalveluverkosto eli Wave tarjoaa teille tuttujen koulutusten ja tapahtumien lisäksi myös uutuuksia! Laajennamme kurssi- ja tapahtumatarjontaa, ja otamme mieluusti vastaan myös toiveitanne. Ideoita ja kysymyksiä voit jatkossa lähettää wave@wakaru.fi 

Jäsenverkostomme jäsenet pääsevät yhä kursseihin ja tapahtumiin edullisemmin – nyt yhä laajemmin myös Wakarun koulutuksiin. 

Pian haemme taas uutta Vuoden Service Desk -voittajaa! Kisaan pääset ilmoittautumaan tiimisi kanssa helmikuun alusta. Suunnittelemme parhaillaan perinteistä Vuoden Service Desk -voittajavierailua istuvalle hallitsijalle eli Fujitsulle. Ajankohta on maaliskuussa ja tiedotamme asiasta erikseen.

Waven tapahtumakausi starttaa myös maaliskuussa CCD – Asiakaspalvelun ajankohtaispäivällä. Joko olet tutustunut ohjelmaan ja ilmoittautunut mukaan? Päivän aikana kuullaan mm. Kummeleista tuttua Olli Keskistä, Gigantin timanttisen asiakaspalvelutiimin vetäjää Johanna Saisiota sekä someguru Anna-Kaisa ”Aku” Varamäkeä. Syksyllä uudistunut Yhteys-seminaari piristää taas arkeanne!

Kaikissa Waveen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä allekirjoittaneisiin!

Jani Iivonen /  040 744 9641  / jani.iivonen@wakaru.fi
Laura Hassel / 050 533 9982 / laura.hassel@wakaru.fi

Katso Waven kevään kurssit täältä!

Perusta chat, mutta mieti ensin näitä viestinnällisiä juttuja

Asiakaspalveluissa on nykyään kovaa painetta perustaa chat. Asiakkaat saattavat kysellä, missä on teidän chat, kun kilpailijallakin jo on. Tai sitten se on perustettu jo muutama vuosi sitten, ja nyt ihmetellään, että olisiko sille alkuvaiheessa pitänyt miettiä enemmänkin raameja tueksi.

Chat on loistava asiakaspalvelun väline, mutta se vaatii pohdintaa ja arviointia ennen kuin se laitetaan pystyyn (toki se vaatii pohdintaa ja ylläpitoa aina). Sen lisäksi, että vastaajilla pitää olla vuorovaikutustaitoja ja hyvä suomen kieli hallussaan, on hyvä miettiä muitakin taustatekijöitä

Tässä muutama viestinnällinen juttu mietintämyssyyn sinulle, joka olet aikeissa chatin ottaa asiakaspalvelussasi käyttöön.

1. Miksi chatin perustatte?

Chat on erinomainen asiakkaiden neuvonta- ja palvelukanava. Mutta se on omiaan myös tiedottamiseen sekä myyntiin ja markkinointiin. Samalla kun asiakasta palvellaan, hänelle voi kertoa esimerkiksi uusista tarjoamistanne mahdollisuuksista – kunhan sen tekee oikealla tyylillä, oikeaan aikaan ja vain silloin, kun keskustelu on ollut positiivista ja asiakkaan asia on ratkaistu tai edennyt.

2. Chat tuo nopeutta ja kustannussäästöjä, mutta…

Chat yleensä sujuvoittaa asiakaspalvelua ja tuo säästöä. Joskus hankalaksi mielletty meilin määrä vähenee. Mutta on hyvä miettiä etukäteen myös palvelun laadun varmistamista: kuinka paljon ihminen pystyy multitaskaamaan, eli montako chatia voi olla yhtä aikaa kirjoittajalla auki ilman että palvelun laatu kärsii. Resursointi on tässäkin tärkeää.

3. Miten chatista saatu palaute hyödynnetään?

Chatin kautta tulee usein arvokasta tietoa muun muassa organisaation nettisivujen toiminnasta. Asiakas ei löydä jotain, tai ei osaa käyttää palvelua. Miten tämä palaute kerätään yhteen ja miten sitä hyödynnetään? Asiakkaasta saatu tieto olisi myös hyvä kerätä asiakasprosessiin, ettei samaa asiaa tarvitse toistamiseen kysyä.

4. Jos joku ei ole chattiin vastaamassa, se ei voi olla auki.

Huonointa palvelua chatissa on se, että organisaatio tarjoaa chat-ikkunan sivuillaan, mutta siihen ei ole kukaan vastaamassa. Jos ei muuta, niin aukioloajat nyt ainakin pitää olla näkyvissä – niin ne on muuten kivijalkamyymälässäkin.

5. Tarvitaanko keskustelunavauksia eli avusteista verkkopalvelua?

Kannattaako asiakkaille tuputtaa apua, kun he seikkailevat sivuillasi? Vai kannattaako odottaa, että asiakas kysyy sitten, jos hänelle kysymys herää.

6. Paljonko kannattaa käyttää automaattisia aloituksia tai lopetuksia?

Kannattaako tervehdykset ja lopetukset kirjoittaa itse livenä, vai kannattaako ne olla valmiina? Joskus selkeät automaatiot koetaan töykeiksi.

7. Mitä asiakkaalta voidaan chatissa kysyä?

Voiko asiakkaalta pyytää esimerkiksi hetua hänen tunnistamisekseen?

8. Miten vastataan kritiikkiin, miten hoidetaan haistattelijat?

Netissä esiintyvään kritiikkiin kannattaa vastata. Se miten vastaan, kannattaa sopia etukäteen. Chatissa voi asiakas kirjoittaa yllättävänkin vihamielistä tekstiä. Siihen kannattaa varautua, ja miettiä vastauksia etukäteen. (Muutenkin kannattaa miettiä yhteisiä pelisääntöjä ennen chatin avaamista.)

9. Miten estetään chattaajan turtumus?

Jos multitaskaa koko päivän, on kello 15 aikaan jo kirjoittamiseen aika turtunut. Silloin saa aikaan huonoja asiakaskokemuksia.

10. Ketkä laitetaan chattiin?

Jos olet hyvä puhelimessa, et ole silti välttämättä hyvä chatissa. Tai jos olet hyvä meilissä et siltikään ole välttämättä hyvä chatissa.

Testaa chatissa, kuka on siinä hyvä.

11. Asiakas kokee palvelun chatissa huonoksi, jos tuloksena on pompottelua.

Joskus tuntuu, että chat on vain välityskanava, jossa asiakas ohjataan soittamaan sinne ja tuonne.

Chatissa palvelevalla pitää olla myös oikeuksia tehdä jotain.

 

Lisää chattiin kirjoittamisesta koulutuksessa helmikuussa

marko-uusitalo-new

Marko Uusitalo

Kirjoittajalla on 20 vuoden kokemus kouluttamisesta eri aloilla. Uusitalo on valmentanut muun muassa viestintää, kirjoittamista, asiakaspalvelua, vuorovaikutteisuutta ja sosiaalista mediaa. Tällä hetkellä Uusitalo tekee pääasiassa chat-, kirjoittamis- ja service desk agentin peruskoulutusta. Lisäksi hän tekee kirjoitus- ja käännöstöitä. 

marko.uusitalo@konkreetti.fi

LinkedIn

Lisää asiakaspalveluaiheisia koulutuksia Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupassa!

Service deskin esimies: onko sokkeli hyvin valettu?

Service deskeillä alkaa tänä päivänä olla perusprosessit hiottuna ja resursoinnit mietittynä.

Tavoitteet on asetettu ja niihin liittyvät mittarit raksuttavat taustalla. Kirjaamisjärjestelmät ja asiakastyytyväisyysmittaukset toimivat ja tuottavat arvokasta tietoa toiminnasta.

Mutta ovatko myös ne ”tylsät ja perinteiset” asiakaspalvelun perusasiat kunnossa? Toimiiko yllä mainittujen tärkeiden osa-alueiden taustalla palvelualtis agentti? Onko siis toiminnan sokkeli kunnolla valettu?

Service deskin esimies: tässä sinulle 5 kohdan tarkistuslista siitä, millaisista aineksista perustuksen betoni ainakin koostuu:

1. Muistavatko agenttisi viestiä asiakkaan tasolla ja oikealla tyylillä?

Aina joskus pitää IT-tuissa työskenteleviä muistuttaa, miten kovan luokan asiantuntijoita he ovat.

Asiantuntija ei aina muista kiinnittää tarpeeksi huomiota siihen, miten hän asiansa sanoo tai kirjoittaa. Aina välillä pitää pysähtyä miettimään, miltä oma äänensävy kuulostaa sinne langan toiseen päähän. Tai saako agentin kirjoittama viesti lukijan tuntemaan itsensä ihan hölmöksi.

Kysymys on siis siitä tyylistä, millä puhutaan ja kirjoitetaan. Kysymys on myös oikeanlaisista vuorovaikutustaidoista, siitä miten olla toisen ihmisen kanssa asiakassuhteessa.

2. Muistavatko agenttisi olla työssään empaattisia?

Oikeanlainen palvelu lähtee asiakkaan kuuntelusta. Kun on kuunneltu, astutaan asiakkaan saappaisiin ja katsotaan asiaa asiakkaan näkökulmasta.

Sekä kirjoittamisessa (myös chatissa) että puhumisessa pätevät samat peruslait. Jos osaa ja jaksaa katsoa asiakkaan asiaa hänen näkökulmastaan, empatia hiipii välttämättä kohtaamiseen. Se ei kuitenkaan tarkoita, että asiakkaan kanssa pitäisi olla samaa mieltä, tai että asiakas olisi aina oikeassa. Päinvastoin, empaattinen palvelu on asiakkaan jämäkkää auttamista omaa organisaatiota unohtamatta.

3. Hahmottavatko agenttisi kokonaisuuden?

Työ on aina mielekkäämpää, jos tajuaa mitä hyvää saa aikaan. Monimutkaiset prosessikaaviot näyttävät yksinkertaisimmilta, kun niitä katsoo oman työnsä näkökulmasta. Miten työni vaikuttaa muihin, ja muiden työ omaani? Useilla organisaatioilla on ITIL käytössä, mutta miltä se näyttää agentin näkökulmasta? Onko se sotkuinen sekametelisoppa vai voiko siinä nähdä itsensä sitä toteuttamassa?

4. Tietävätkö agenttisi, miten arvokasta työtä he tekevät?

Tajutaanko se myös koko organisaatiossa? Kuinka tärkeässä asemassa Service desk on strategisessa ajattelussa, tai miksi sen pitäisi siellä olla? Motivaatio kasvaa kummasti, kun tajutaan oman työn arvo kaikille.

5. Soveltavatko agenttisi työssään ongelmanratkaisua?

Viimeisenä ja ehkä vähän yllättävänäkin pointtina nostan esille tämän prosessin. Ehkä maailman yksinkertaisin vianetsintä- tai ongelmanratkaisumenetelmä on kysyä monta kertaa peräkkäin ”miksi”. Muitakin toki löytyy, myös jopa hieman monimutkaisempiakin. Pääasia kuitenkin on, että muistaa hankalassa tilanteessa niitä soveltaa, eikä aina oleta liikaa tai ryntää suoraan valmiisiin vastauksiin.

Työn perustaidot olisi hyvä aina välillä kerrata. Ihan vain senkin vuoksi, että huomaa tekevänsä asiat oikein. Ja että voi olla ylpeä omasta työstään – ja siitä, miten sen tekee.

HDI tarjoaa kaksipäiväisen Support Center Analyst (SCA) -koulutuksen, jossa kerrataan vuorovaikutus- ja asiakaspalvelutaitojen (kirjoittaminen ja puhuminen) lisäksi ITILin perusteet service desk -agentin näkökulmasta sekä muun muassa ongelmanratkaisutaidot. Valmennus sopii totta kai myös ihan uusille agenteille, joilla ei vielä ole kokemusta service desk -työstä. Koulutukseen kuuluu myös mahdollisuus suorittaa kansainvälinen sertifikaatti.

 Seuraava julkinen valmennus järjestetään 15.2. Helsingissä

 

marko-uusitalo-new

Marko Uusitalo

Kirjoittajalla on 20 vuoden kokemus kouluttamisesta eri aloilla. Uusitalo on valmentanut muun muassa viestintää, kirjoittamista, asiakaspalvelua, vuorovaikutteisuutta ja sosiaalista mediaa. Tällä hetkellä Uusitalo tekee pääasiassa chat-, kirjoittamis- ja service desk agentin peruskoulutusta. Lisäksi hän tekee kirjoitus- ja käännöstöitä. 

marko.uusitalo@konkreetti.fi

LinkedIn

Lisää asiakaspalveluaiheisia koulutuksia Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupassa!

Believe it or not – työelämässä on syytä kirjoittaa hyvää suomea!

Haluatko sinäkin olla ketterä multitaskaaja, joka taklaa digitaalisuuden haasteet tuosta vaan. Älä ole, tee mieluummin oikeita töitä. Mitä vähemmän sanoillasi on konkreettista sisältöä, sitä vähemmän ne kertovat mistään. Ja mitä vähemmän kerrot mistään, sitä suppeampi on tarinasi kuulijakunta.

Konkreettinen ja hyvätyylinen teksti luo hyviä asiakaskokemuksia. Se parantaa viestintää myös työkaverien kesken. Kiireessä kirjoittaa helposti töykeän viestin, jonka merkitystä ei itse tajua. Tai jos haluaa vaikuttaa toiseen (vaikkapa myydä), kannattaa jälleen kiinnittää huomiota omaan tyyliinsä. Jopa jo aktiivimuodon käyttö parantaa ja elävöittää tekstiä. Passiivipöhö on vaiva siinä missä substantiivitautikin.

Yksi oma suosikkiesimerkkini kapulakielestä on aina ollut: ”Toimenpiteet suoritetaan projektiryhmien tahoilta”. Jos tuota vähänkään syvemmältä raapaisee, huomaa, ettei siinä sanota mitään konkreettista. Vastaavanlaista lausetta ei kuitenkaan ole työelämässä kovin vaikea löytää.

Kirjoita siis selkeää, hyvätyylistä ja konkreettista suomea, jossa on sisältöä.

Kielioppivirheet eivät kaikkia häiritse. Harvemmin niistä tosiaan suoranaista haittaa tekstin ymmärtämiselle on, mutta se ei olekaan oikein kirjoittamisen tarkoitus. Kun kirjoittaa kieliopillisesti oikein, se on kohteliasta lukijaa kohtaan.

Sama asia kuin vaikkapa kasvokkain tapahtuvassa asiakaskohtaamisessa: jos mongerrat ja puhut epäselvästi, tai tiätsä jotain niinku ihan ihme slangii, niin asiakas saattaa kokea palvelun töykeäksi, vaikkei se muuten sitä olisi.

Yhdyssanat tuottavat jostakin syystä aika usein meille ongelmia. Hauskimpia yhdyssanavirheitä ovat esimerkiksi mummonlihamurekkeet ja lasten päästä vedettävät sängyt. Erikseen vai yhteen kirjoittamisesta löytyy hyviä vinkkejä internetin ihmeellisestä maailmasta. Digitaalisuuden aikakautena kannattaa googlettaa ja katsoa, miten sana useimmiten on kirjoitettu. Kunhan nyt ei katso sitä Suomi24-palstalta tai vastaavasta, vaan vaikka paikkakunnan sanomalehden nettisivuilta.

Jargon on hauskaa työkaverien ja saman alan asiantuntijoiden kesken. Mutta sitä ei ole hauskaa lukea, jos et ymmärrä mistä puhutaan. Kirjoittaessa on syytä pitää mielessä, mitkä termit ovat lukijoillesi varmasti tuttuja. Eikä niitä anglismeja kannata kauheasti viljellä, tyylikeinona ne eivät välttämättä toimi – saatikka sitten suorat englanninkieliset lainaukset.

Esimerkkejä huonosta kielestä (ja hyvästäkin) asiakaspalvelussa ja muussa työelämässä kuulet lisää koulutuksissani, muun muassa Kirjoita ja vaikuta -tietoiskussa maaliskuussa. Samassa kuussa järjestetään myös vuosittainen CCD17 – asiakaspalvelun ajankohtaispäivä, jossa kuulet asiantuntijoiden ohjeita esimerkiksi sosiaalisen median käyttöönottoon asiakaspalvelussa! Kannattaa ehdottomasti tutustua ohjelmaan!

 

marko-uusitalo-new

Marko Uusitalo

Kirjoittajalla on 20 vuoden kokemus kouluttamisesta eri aloilla. Uusitalo on valmentanut muun muassa viestintää, kirjoittamista, asiakaspalvelua, vuorovaikutteisuutta ja sosiaalista mediaa. Tällä hetkellä Uusitalo tekee pääasiassa chat-, kirjoittamis- ja service desk agentin peruskoulutusta. Lisäksi hän tekee kirjoitus- ja käännöstöitä. 

marko.uusitalo@konkreetti.fi

LinkedIn

Lisää asiakaspalveluaiheisia koulutuksia Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupassa!