Scope Manager – mihin sellaista tarvitaan?

FiSMA (Finnish Software Measurement Association) on tehnyt ICT-hankkeiden ja -projektien toteutukseen northernSCOPE -nimeä kantavan ohjausmallin. Siinä yhdistyy monia kehittämisprojektien onnistumisen elementtejä. Yksi mallin keskeisin teema on Scope Managerin käyttäminen hankkeen tai projektin läpiviennin tukena.

Scope Manager toimii puolueettomana asiantuntijana tilaajan ja usein toimittajankin tukena. Toimeksiantaja on tyypillisesti tilaaja, sillä Scope Manager kytkeytyy hankkeeseen jo investoinnin käynnistamisestä päätettäessä. Tällöin toimittaja ei vielä ole yleensä tiedossa. Scope Managerin tavoite on auttaa onnistumisessa etukäteen. Hänen toimintansa kautta mahdolliset toimituksen sisältöön tai toimitukseen liittyvät ongelmat havaitaan jo siinä vaiheessa kun ne voidaan vielä yhteisymmärryksessä ratkaista.

Parhaimmillaan Scope Manager osallistuu prosessiin jo silloin kun hanke palastellaan käsiteltäviin ja loogisiin projektikokonaisuuksiin, joilla on mahdollisimman hyvä onnistumistodennäköisyys. Hän käy tarjouspyynnön pohjalle tehdyt kuvaukset läpi, arvioi ja antaa lausunnon onko toimittajalla riittävät edellytykset antaa realistinen tarjous. Scope Manager voi myös auttaa tilaajaa tarjousprosessin aikana ja saapuneiden tarjousten vertaamisessa. Projektien aikana hän voi arvioida muutospyyntöjen täsmällisyyden sekä etenkin muutosten vaikutuksen projektin kustannuksiin ja aikatauluun. Kaikki nämä asiat ovat yhtälailla tilaajan kuin toimittajankin edun mukaisia. Lisäksi Scope Manager pystyy tekemään analyysin loppuun viedyn projektin toimitustehokkuudesta ja vertaamaan sitä vastaavissa ympäristöissä, samalla toimialalla toteutettujen projektien tehokkuuteen. Ja mikä parasta, hän voi puolueettomiin mittauksiin ja lahjomattomaan vertailudataan nojautuen tukea keskustelua miten toimia tuloksellisemmin seuraavien projektien kanssa.

Missä pihvi?

Jo aivan hankkeen alkumetreiltä Scope Manager arvioi toimitettavan tietojärjestelmän laajuuden standardoidulla menettelyllä. Toiminnallinen laajuus puolestaan toimii perustana kustannuksen ja keston arvioinnille. Arviontiprosessi on hyödyllinen myös toiseen suuntaan. Jos Scope Manager ei pysty antamaan arviota projektista tai sen osasta, kertoo se että tilaajan antama kuvaus toiminnallisuudesta on puutteellinen. Puutteellisuus johtaisi hankaluuksiin tarjouksia pyydettäessä ja vertailtaessa – ja etenkin järjestelmää toimitettaessa.

Koska Scope Managerin tuottama arvio perustuu standardoituun menetelmään, on toiminnallisen laajuuden mittaaminen varsin mustavalkoista, positiivisessa mielessä. Jokin toiminnallisuus joko sisältyy toimitukseen tai se ei sisälly. Aivan kuten talon rakennuksessa – onko taloon suunniteltu kodinhoitohuone vai ei. Ja jos on, niin millaisella varustelutasolla se toimitetaan? Kun toimitettava järjestelmä on arvioitu parhaita menetelmiä käyttäen, sekä tilaajan määritysten että toimittajan tarjouksen kautta, pitäisi molemmille olla selvää, mikä toiminnallisuus toimitukseen sisältyy. Jos käynnistysvaiheen kuvauksissa ei ole jotain toivottavaa toiminnallisuutta, niin molemmat osapuolet ovat tietoisia asiasta ja puute voidaan hoitaa muutospyynnön kautta toteutusprojektin suunnitelmaan sovittaen.

Kuten edellä jo mainittiin, Scope Manager on mukana myös merkittävien toimitukseen kohdistuvien muutospyyntöjen arvioinnissa. Tässäkin vaiheessa standardoidun menetelmän käyttö säästää spekulaatioilta ja helpottaa muutoksen hintaan liittyvää sopimista. Käytäntö on myös osoittanut, että muutospyyntöön liittyvä määrittely- ja dokumentointivaade nostaa kynnystä muutostoiveiden tekemiselle. Jos haluttua muutosta ei ole kuvattu, ei sen vaikutusta aikatauluun tai hintaan voi arvioidakaan. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen muutostarve harkitaan ja priorisoidaan entistä perusteellisemmin ennen määrityksiin ryhtymistä.

Yllä keskityttiin järjestelmän toiminnallisen laajuuden mittaamiseen ja sen myötä työmäärän, keston ja kustannuksen arviointiin. Laajuuden mittaamisen lisäksi Scope Managerin työkalupakissa on merkittävänä tekijänä projektikohtaisten olosuhteiden, ns. tuottavuustekijöiden arviointi Tilanneanalyysi-menetelmällä. Tuottavuustekijöillä tarkoitetaan lopputuotteen laadullisiin vaatimuksiin, toimitusprosessiin, henkilöstöön ja projektin organisointiin liittyviä tekijöitä. Niiden vaikutus työmäärään ja sitä kautta kustannuksiin ja aikatauluun on sekä parhaimmillaan että pahimmillaan hyvinkin merkittävä. Scope Manager on henkilö, joka voi käydä kiihkottomasti arviointiprosessin ja sen tulokset läpi eri osapuolien kanssa ja osoittaa heille erityistä huomiota vaativat kohteet. Tilanneanalyysissa on siis kyse eräänlaisesta peiliin katsomisesta, joka on joskus vaikeaa ilman ulkopuolisen johdatusta. Tarkemmin voi Tilanneanalyysiin tutustua FiSMAn sivuilla http://www.fisma.fi/toiminta/menetelmat/.

Mistä Scope Manager siis palkkansa ansaitsee?

Scope Manager on tilaajasta ja toimittajasta riippumaton konsultti, joka tekee yksittäisiä päiviä työtä hankkeen ja projektien eri vaiheissa, usein vain pari kolme päivää kuukaudessa. Silti Scope Managerin apua käyttävä ja siihen uskova tilaaja saa vertailukelpoisia, aiempaa järkevämpiä tarjouksia perustuen riittävät ja katselmoidut määritykset sisältävään tarjouspyyntöön. Scope Managerin avulla hanke jakautuu osaprojekteihin, jotka ovat hallittavissa ja mitattavissa. Tarjousten ja tarjouspyynnön samansisältöisyys voidaan varmistaa ja välttyä kustannusyllätyksiltä ja voimavaroja kuluttavilta sopimuserimielisyyksiltä. Muutospyyntöjen vaikutus arvioidaan ja näin voidaan varautua kustannus- sekä aikatauluvaikutuksiin. Eri tarjoajien toimitustehokkuus voidaan arvioida aikaisessa vaiheessa. Projektien myötä tallentuu statistiikkaa jota voidaan käyttää toimitustehokkuuden kehittämiseksi.

Toimittajan kannalta merkittävä etu on että tarjouspyynnön sisältö on riittävän kattava hyvän tarjouksen tekemiseksi. Sama koskee muutospyyntöjä. Sen lisäksi että erilaiset sopimusväännöt projektin aikana kuluttavat voimavaroja, ne voivat myös johtaa taloudellisesti epämiellyttäviin kompromisseihin. Tilaajan ja toimittajan välinen luottamus kasvaa, koska toimitussisältöä kasitellään molemmille osapuolille läpinäkyvien faktojen kautta.

Scope Managerin rooli vaatii korkeaa etiikkaa. Kaikissa tilanteissa arvioiden täytyy olla faktaperusteisia ja tasapuolisesti arvioituja. Vaikka kokemusten mukaan varsinaisen Scope Managerin kannattaa olla sekä tilaajan että toimittajan organisaatioista ulkopuolinen, on erittäin hyödyllistä että myös niissä on syvällinen osaaminen ja ymmärrys Scope Managerin työn sisällöstä ja menetelmistä. Tutustu Scope Manager koulutukseen, joka järjestetään 1.2.2017 Espoossa!

 

seppo_oksa

Seppo Oksa

Kirjoittaja on työskennellyt pitkään ICT-alalla esimiestehtävissä. Viimeiset puolitoista vuosikymmentä ison amerikkalaisen ICT-jätin suomen konsultointiliiketoiminnan johtajana kesään 2016 saakka. Hän on toiminut sekä asiakkaan että toimittajan roolissa eri kokoisten hankkeiden ja projektien johtoryhmissä.

Nyt panostus on suuntautunut ICT-hankkeiden onnistumista tukevan koulutuksen ja konsultoinnin ohella myös muuhun johtamisvalmennukseen, koulutukseen ja mentorointiin.

seppo.oksa@4sumpartners.com

 

4SUM Partners Oy on yksi 50:stä Oppia.fi – Oppimisen verkkokaupan koulutuskumppaneista. Tutustu tapahtumiin, kursseihin, webinaareihin ja digitaaliseen sisältöön www.oppia.fi

 

 

Ei ICT-yllätyksiä, kiitos!

ICT-hankkeen budjetti perustuu hankinnan tuotto- tai tulosodotukseen. Oletusarvoiseti hankkeen omistalla on odotus, että hanke myös toteutuu budjetin puitteissa. Odotusarvo sekä budjetti ovat saaneet syntynsä tarjouspyynnön valmistelijoiden, projektikokonaisuuksien määrittelijöiden sekä tarjoukseen vastanneiden toimittajatahojen, sisäisten tai ulkoisten, käsissä. Kokenut hankkeen omistaja ja/tai CIO määrittelevät budjetin annettuja arvioita suuremmaksi perustuen kokemukseen siitä, että yleensä projektit tulevat odotettua kallimmiksi. Ja mikä epämiellyttävintä, tilanne voi päätyä siihen, että kassan pohjalta pitää kaivella vielä tuota ylimitoitettua budjettia suurempiakin summia.

Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Hankkeen ja projektien laajuus, niiden kustannus sekä todennäköinen aikataulu on määritettävissä investointipäätöksen vaatimalla riittävällä tasolla jo ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Riittävä tarkoittaa tässä esimerkiksi +/- 15%. Yleensä tuollainen tarkuus on riittävä päätökseen etenemisestä tarjouspyynnön laatimiseen ja tarjouskilpailun aloittamiseksi.

ICT-hankkeet ja –projektit elävät ja hengittävät hyvin samankaltaisesti kuin mikä tahansa muukin rakennus- tai toimitusprojekti. Keskeisin asia on että tilaaja eli hankkeen omistaja tietää mitä haluaa. Ei jokaisen yksityiskohdan tasolla, vaan keskeisten tavoitteiden ja niiden toteuttamiseen tarvittavien prosessien tasolla. Hankkeen johtamisen kannalta on tärkeää, että visio on kirkas hänen mielessään. Hankkeen osittamisen ja kilpailutuksen kannalta on olennaista, että tavoite on kuvattu järjestelmävaatimuksiksi. Puuttelliset järjestelmävaatimukset johtavat epäonnistumiseen tarjouskilpailutuksessa. Eräässä kilpailutuksessa tilaajasta ja toimittajasta riippumaton Scope Manager tarkasti tarjouspyynnön etukäteen ja suositti olemaan lähettämättä, johtuen sen epämääräisyydestä. Tilaaja päätti kuitenkin pyytää tarjoukset. Saatujen tarjousten hintahaarukka vaihteli muutaman kymmenen tuhannen euron tasosta aina pariin miljoonaan euroon. Sanomattakin on selvä, että kumpikaan osapuoli ei siis tiennyt mitä oikeastaan olisi toimitettava.

Puolueettoman Scope Managerin käyttö on suositeltavaa ja käytännössä osoittautunut erittäin kannattavaksi investoinniksi. Scope Manager on varustettu järjestelmätoimituksen analysointiin ja estimointiin tarvittavin työkaluin sekä mittaamisessa ja arvioinnissa tarvittavalla osaamisella. Ajatus on lähellä esimerkiksi rakennusalan projektin valvojakonseptia. Scope Manager edustaa tilaajaa tässä vaiheessa varmistamalla tarjouspyynnössä halutun toimituksen sisällöllisen kuvauksen. Hän ajaa samalla myös tulevan toimittajan etua. Toimittajaehdokkaankin intresseissä on, että tarjous vastaa tilaajan tarpeita eikä tuota yllätyksiä mahdollisessa toimituksessa.

Miten tuo hankkeen ja projektien ensimmäinen hinnan ja keston arviointi sitten käytännössä tapahtuu? Jos käy katsomassa omakotitalon rakentamisen hintalaskuria, löytää hyvin samantyyppisen lähestymistavan kuin ICT-projektin arvioinnissa. Ensin pitää tietää mitä toimitus karkeasti ottaen pitää sisällään. Sen pohjalta arvioidaan laskennan taustalla neliöhinnaltaan eriarvoisten tilojen neliömäärät. Samalla huomioidaan eri tilojen materiaalien laatu, ja niin edespäin. ICT-projektin arviointi lähtee samalla tavoin vaatimusmäärittelyistä. Niistä kokenut Scope Manager kykenee hyvin arvioimaan eri ”neliöhintaisten” tominnallisuuksien määrän. Tässä tapauksessa neliöhinnalla tarkoitetaan eri toiminnallisuuksien hinta mitattuna toimintopisteillä (function point).  Kun erityyppiset rakennusneliöt rakennushankkeessa tai toiminnallisuuden sisältämä toimintopistelukumäärä järjestelmähankkeessa on arvioitu, voidaan kumpikin muuttaa hinta-arvioiksi ympäristön asettamat rajat huomioiden. Rakennuksessa hintaan vaikuttavat neliömäärän lisäksi esimerkiksi työn hinta eri seuduilla ja maapohjan vaatima perustus. ICT-projektin hintaan vaikuttavat puolestaan järjestelmän tekninen arkkitehtuuri ja toimittajien kokemus ja osaaminen vastaavista toimituksista. Yleensä Scope Managereilla on käytössään tätä koskevaa mittausdataa, jonka avulla hinta-arvion realistisuutta voidaan tarkastella.

Näin on siis jo ennen tarjouspyyntöä mahdollista saada varsin faktaperusteinen arvio aiotun hankkeen ja projekti-investoinnin koosta. Ensin varmistaen, että tavoiteltu tulos on riittävällä tasolla kuvattu. Sen jälkeen puolueeton arviointi kuvauksen tasosta varmistaen että tarjouksella on edellytys saada konkreettiset ja vertailukelpoiset toteutustarjoukset. Tarjousten saavuttua Scope Manager voi auttaa niiden vertailussa erityisesti sisällöllisen kattavuuden suhteen. Vertailun perusteella tarjoajalle voidaan lähettää pyyntö täydentää tarjousta ja jossain tilanteissa jopa hylätä tarjous.

Nykymaailmassa ei enää ole tilaa monien vuosien mittaisille ”vesiputousprojekteille”. Niissä lopputulos paljastuu vasta vuosien kuluttua varsinaisen tavoitteen mukaisen maalin liikuttua jo kauas siitä mihin järjestelmämme laskeutuu. Ketteryys on ehdottomasti lisännyt projektien tuottavuutta ja toteutuksen ”go to market” –nopeutta. Tässä kirjoituksessa esitetty lähestyminen ei millään tavalla vedä mattoa ketterän kehityksen mallin alta. Päinvastoin. Hyvin monissa keskusteluissa on noussut esille se perustotuus, että tietty suunnitelma tavoitellusta tuloksesta on oltava. Tämän pohjalta laadittu road map antaa suunnan, jota pitkin ketterin toteutusaskelin edetään onnistuen maaliin saakka.

Tutustu Scope Managerin koulutukseen, joka järjestetään 1.2.2017 Espoossa!  Lisää hankkeiden ja projektien mittaamisesta ja analysoinnista löydät myös 4SUM Partners Oy:n sivuilta.

 

seppo_oksa

Seppo Oksa

Kirjoittaja on työskennellyt pitkään ICT-alalla esimiestehtävissä. Viimeiset puolitoista vuosikymmentä ison amerikkalaisen ICT-jätin suomen konsultointiliiketoiminnan johtajana kesään 2016 saakka. Hän on toiminut sekä asiakkaan että toimittajan roolissa eri kokoisten hankkeiden ja projektien johtoryhmissä.

Nyt panostus on suuntautunut ICT-hankkeiden onnistumista tukevan koulutuksen ja konsultoinnin ohella myös muuhun johtamisvalmennukseen, koulutukseen ja mentorointiin.

 

Scope Manager -koulutus todella avasi silmäni

”Olin jo pitkään ollut kiinnostunut ohjelmistotyön tehokkuuden mittaamisesta ja olin kuullut toimintopistemenetelmän käyttämisestä siinä yhteydessä. Siksi olin pyytänyt ja saanut luvan osallistua TIVIAn järjestämään Scope Manager koulutukseen, ensisijaisena tavoitteenani oppia toimintopisteiden mittaamista. Kurssi kuitenkin avasi silmäni ymmärtämään, että tietojärjestelmätyön tehokkuudessa ja tuottavuudessa on kyse huomattavan paljon laajemmasta asiakokonaisuudesta,” kertoi muutama vuosi sitten sertifioitunut Scope Manager Kirsi Lehikoinen.

Vaikka Kirsi ei ole päässyt toteuttamaan itseään varsinaisissa Scope Managerin tehtävissä, hän on onnistunut käyttämään koulutuksessa saamiaan työkaluja muissa töissään. Esimerkiksi ”Hankkeen luonneanalyysi”-työkalu on auttanut Kirsiä pilkkomaan ison hankkeen järkevällä tavalla niin että myös hankejohto sitoutui ilomielin hänen ehdottamaansa projektijakoon. Koulutuksessa opittu vaatimusmäärittelyn prosessi ja erityyppisten vaatimusten yhteensopivuuden varmistaminen ovat myös olleet monesti hyödyllisiä hänen projekteissaan. Käyttäjälähtöinen ajattelumalli on tuntunut sitä paremmalta mitä enemmän sitä on päässyt soveltamaan. Järjestelmä- ja vastaanottotesteissä käyttäjiltä saatu kiitollinen palaute on tuntunut Kirsistä todella mukavalta.

Samoja oppeja, joita Scope Manager koulutuksen aikana käsiteltiin, on tullut vastaan myös suppeammilla kursseilla. Moni työtoveri on kertonut tutustuneensa toimintopisteiden mittaamiseen joko yrityskohtaisella tai TIVIAn yleisellä PTA-kurssilla, tai vaatimusmäärittelyprosessiin lukemalla kirjan Onnistunut tietojärjestelmän hankinta, mutta Kirsi kokee saaneensa paljon lisäarvoa nimenomaan laajuuden kokonaishallintaa painottaneesta ja sertifiointiin johtaneesta koulutuksestaan. Tutkinnon suoritettuaan hän liittyi heti jäseneksi myös FiSMAn Scope Manager Forumiin, jossa on mukava tavata muissa organisaatioissa toimivia kollegoja.

Kiinnostaisiko kuulla lisää aiheesta? Kurssi tarjolla nyt myös Oppimisen verkkokaupassa! Ilmoittaudu mukaan Scope Manager koulutukseen, joka järjestetään 1.-5.2.2017 Espoossa.

Lisätietoa antaa kouluttaja Seppo Oksa (seppo.oksa@4sumpartners.com)

 

Kirjoitus julkaistu alunperin 4SUM Partnersin kotisivuilla. 4SUM Partners kuuluu Oppia.fi verkostoon. Lisää tietoa Scope Managerien koulutuksesta löydät helposti täältä.

Tutustu Oppimisen verkkokaupan muihin koulutuksiin ja tapahtumiin 2017.